Wissenschaft widmet sich dem Thema Agenturmarketing

[hwd-digital-media.de - 15.07.2014] Vorteile von Agentursoftwares
Ähnlich wie bei einem ERP- System dient die Agentursoftware der Verwaltung vieler wichtiger Aufgaben bei Freelancern, Dienstleistern oder Agenturen. So ermöglicht sie beispielsweise die Rechnungserstellung, die Mitarbeiterverwaltung oder die Urlaubsplanung. Ferner bietet eine Agentursoftware die Erfassung von Eingangs-und Ausgangsrechnungen sowie die Überwachung des gesamten Zahlungsverkehrs. Eine einfache Agentursoftware ist von jedem Mitarbeiter leicht zu bedienen, wodurch etwa mit wenigen Mausklicks schon Rechnungen erstellt werden können. Des Weiteren werden bei der Verwaltung der Projekte die Gesamtzeit und die einzelnen Stunden jedes Mitarbeiters erfasst. Jeder Mitarbeiter erhält eine Statistik, in der er genau sehen kann, was er geleistet und vor allem wieviel Zeit er investiert hat. Daraus resultiert eine deutlich exaktere Projektplanung, die dazu führt, dass wesentlich genauer abgeschätzt werden kann, wann ein Projekt voraussichtlich fertig sein wird.

Weitere Gründe für eine Agentursoftware
Viele Unternehmen verweigern den Einsatz einer neuen Software, da sie sich schon zu sehr an alte, aber ineffiziente Verfahren gewöhnt haben, denn "was schon vor Jahren funktioniert hat, funktioniert auch heute noch," heißt es oft. Dabei werden die Vereinfachungen durch eine gute und leicht bedienbare Unternehmenssoftware schon nach kurzer Zeit ermöglicht. Außerdem braucht man nicht mehr für verschiedene Prozesse unterschiedliche Softwares, sondern nur die eine Agentursoftware, die alle Aufgaben überwacht. Im Weiteren können Krankentage dokumentiert werden, Erinnerungen erstellt werden oder eine komplette Kundendatenbank eingerichtet werden. Ein weiterer Vorteil des Ganzen: Viele Agentursoftwares laufen mittlerweile über den Browser, weshalb keine umfangreichen Installationen notwendig sind und Systemanforderungen auch kein Problem darstellen.

Vorstellung von hwd digital media
Die hwd digital media ist eine Internetagentur aus Hannover und versteht sich als professioneller Dienstleister für das Konzeptionieren, Gestalten und Programmieren von Webseiten. Ferner gehören die Erstellung browserbasierter Software und die Einrichtung von Intranets und Extranets zu den Kompetenzen von hwd digital media. Darüber hinaus ist die Firma im Online-Marketing tätig und hilft ihren Kunden mit redaktionellen Texten in der Suchmaschinenoptimierung, wirbt für ihre Kunden durch Newsletter und durch Social Media.
Interview mit Daniel Hallwas von hwd digital media

WUP: Wozu dient eine Agentursoftware und was macht sie wichtig?
Herr Hallwas: Die Agentursoftware dient der Prozessoptimierung und damit einhergehend auch der Zeitersparnis. So kann effektiv gearbeitet werden und allen Mitarbeitern werden die Firmenabläufe transparent gemacht. Das Tool ermöglicht, dass Mitarbeiter alle Änderungen unmittelbar erfahren und alle Abteilungen, wie die Buchhaltung, das Webdesign, die Entwickler und auch die Geschäftsführung optimal zusammenarbeiten und einen Überblick haben. Ferner kann durch die Software der Erfolg der Agentur anhand statistischer Auswertungen beurteilt werden und der Steuerberater wird durch das Exportieren der Rechnungsdaten zusätzlich entlastet.

WUP: Für wen ist die Agentursoftware bestimmt?
Herr Hallwas: Die Software ist generell für alle Dienstleister, aber auch für Freelancer entwickelt, damit diese ebenso ihre Zeiten erfassen und auf sehr einfache Art und Weise Rechnungen erstellen können. Bei Dienstleistungsunternehmen kann zum Beispiel genau gesehen werden, welche Tätigkeiten in welches Projekt flossen und wieviel Zeit dafür benötigt wurde. Demnach wird dann auch die Rechnung erstellt.

WUP: Wie sind Sie dazu gekommen, eine Agentursoftware zu entwickeln?
Herr Hallwas: Unsere Firma hatte selbst das Bedürfnis nach einer geeigneten Software, um die Geschäftsprozesse zu optimieren. Aus diesem Grund befragten wir andere Unternehmen zu ihren Problemen im geschäftlichen Ablauf und stellten Übereinstimmungen fest, die wir hinterher in das Produkt eingebunden haben.

WUP: Mit wieviel Leuten konntest du die Software realisieren und wie lange hat die Entwicklung gedauert?
Herr Hallwas: Zu Beginn arbeitete ich allein an der Entwicklung der Software, mittlerweile sind fünf Leute mit dieser Aufgabe betraut. Im Jahr 2002 erschien von uns die erste Agentursoftware, die wir bis heute ständig, insbesondere unter dem Aspekt der Usability, weiterentwickelt haben. Heute befindet sich die Agentursoftware in der dritten Generation.

WUP: Welche Anforderungen muss eine moderne Agentursoftware erfüllen?
Herr Hallwas: Auf jeden Fall muss sie durch alle Medien bedienbar sein, denn bei Agenturen wird die Arbeit nicht nur vom Büro aus, sondern auch vor Ort beim Kunden oder während der Zugfahrt zum nächsten Meeting getätigt.

WUP: Womit konnten Sie die Entwicklung realisieren?
Herr Hallwas: Wir haben auf führende Systeme bzw. Frameworks, wie beispielsweise Smarty gesetzt. Dabei haben sich unsere Architekturen durch neuere und bessere Frameworks aber auch immer wieder geändert. Unter anderem verwenden wir jetzt JQuery.

WUP: Welche Schwierigkeiten ergaben sich bei der Entwicklung?
Herr Hallwas: Viele der befragten Agenturen hatten sehr spezielle Wünsche, die nur bei jenen Agenturen realisierbar waren. Aus diesen Wünschen haben wir uns zur Aufgabe gemacht, die Software so auszuweiten und zu verallgemeinern, dass sie auf die meisten Agenturen zugeschnitten ist und diese zufriedenstellt. Dabei sind wir so vorgegangen, dass wir die Software zunächst im Allgemeinen entwickelten und durch die Alpha-und Betatests, die unsere Kunden durchlaufen haben, weitere Anpassungen vornahmen.

WUP: Welche Vorteile sollte eine Agentursoftware bieten?
Herr Hallwas: Die beiden Hauptaspekte der Agentursoftware sollten die Reduzierung des internen Aufwands und die Klarheit über alle Ebenen sein. Fernerhin haben wir durch die Agentursoftware sehr viele Vorteile, die von der Angebotserstellung über die Zeiterfassung in einzelnen Projekten, die Rechnungserstellung und Abrechnung bis zur Entlastung des Steuerberaters reichen. Außerdem importiert die Software den gesamten Zahlungsverkehr von der Bank und bietet eine Sonderfunktion für das Mahnwesen, bei der Kunden, die Rechnungen nicht bezahlt haben, für eine Mahnung vorgeschlagen werden. Der Agentur obliegt es daraufhin selbst, die Mahnungen zu versenden. Schlussendlich hat man durch die Software ein System für alles und es bedarf nicht mehr der Eingewöhnung in zig verschiedene Systeme.

WUP: Welche zusätzlichen Funktionen bietet die Agentursoftware?
Herr Hallwas: Als erstes steht in der Agentursoftware die Kundenverwaltung mit einer kompletten Datenbank aller Kunden und allen zugehörigen Ansprechpartnern. Zusätzlich können hier Bankkonten für die SEPA-Lastschrift hinterlegt werden, es können Briefe und Angebote erstellt werden es können Kundenprojekte angelegt werden, in denen die jeweiligen Arbeitsstunden gebucht werden. Neben der Kundenerfassung stehen die Erfassung der Kreditoren sowie die Erfassung von Ein-und Ausgangsrechnungen. Bei den Rechnungen hat man die Möglichkeit, diese auch außerhalb von Kundenprojekten zu versenden oder sie als Domainrechnung einzurichten. Dementsprechend wird sie nur an fest vorgegebenen Zeitpunkten generiert. Darüber hinaus bietet die Software, sofern die IBAN und BIC des Kunden hinterlegt ist, die Möglichkeit des direkten Zahlungseinzugs per SEPA-Lastschrift oder Sammellastschriften.

WUP: Wie wird die Software installiert?
Herr Hallwas: Die Software ist browserbasiert, wir übernehmen komplett die Installation, richten den Account und den ersten Benutzer ein, der daraufhin seine Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen mit verschiedenen Rechten einrichtet.

WUP: Was macht Ihre Software zur besten ihrer Klasse?

Herr Hallwas: Jeder Kunde von uns freut sich über die sehr leichte Bedienbarkeit und die Übersichtlichkeit, wodurch lange oder ausführliche Schulungen für jeden Mitarbeiter entfallen. Im Weiteren sind wir im Preis-Leistungsverhältnis führend, denn unsere Kunden bekommen bei uns eine Firmenlizenz und keine Lizenz pro Mitarbeiter. Außerdem ist unsere webbasierte Software von allen Medien aus bedienbar, sprich sowohl vom Computer als auch vom Handy oder Tablet-PC aus.

WUP: Vielen Dank!

Kontakt hwd digital media
Herr Daniel Hallwas
Karl-Kraut-Straße 12
30177 Hannover

Tel: 0511 - 122 88 80
Mail: hallwas@hwd-digital-media.de

Web:

http://www.hwd-digital-media.de/
http://agentursoftware.biz/