Stuttgarter Straßenbahnen AG setzt auf browserfähiges Einkaufscontrollingsystem von SoftconCIS

[SoftconCIS Gesellschaft für Controlling-Informationssysteme mbH - 02.09.2014] Die Stuttgarter Straßenbahnen AG (SSB AG) setzt auf das browserfähige Einkaufscontrollingsystem WebCIS von SoftconCIS, Spezialist für Einkaufscontrolling. Die Lösung ist das zentrale Steuerungsinstrument für den Einkauf: Es unterstützt beim operativen einkäuferischen Geschäft, erstellt Management-Reports und bildet das Fundament für strategisches, zielebasiertes Arbeiten. Das SoftconCIS-System identifiziert etwa Materialkostentreiber und Maverick Buying, zeigt Einsparpotenziale sowie Engpässe oder Überhänge bei der Rahmenvertragsnutzung und bringt Transparenz in die Daten.
"Wir haben eine Lösung gesucht, die uns sofort im Einkauf unterstützt, die zu einem umfassenden Controlling-Instrument ausbaubar ist -, und für die Nutzer trotzdem einfach zu verwenden bleibt. Überschaubare Kosten, schnelle Implementierungsmöglichkeiten mit Anbindung an das SAP- und gegebenenfalls an weitere Systeme sowie externes Hosting waren ebenfalls Kernanforderungen. Da kam für uns nur WebCIS von SoftconCIS infrage", sagt Nadja Lichtmaneker, Fachbereichsleiterin Einkauf bei der SSB AG. "Besonders gut gefallen uns die sehr weitgehenden Funktionen schon in der Basisversion und die einfache, intuitive Bedienbarkeit. Standard-Berichte, aber auch schnelle, flexible Auswertungen konnten wir ganz unkompliziert einrichten", erklärt Lichtmaneker.
WebCIS dient in erster Linie als strategisches Steuerungsinstrument. Mit dieser Lösung lassen sich sämtliche für den Einkauf wichtigen Entwicklungen darstellen und analysieren - und bei Bedarf direkt Gegenmaßnahmen einleiten. Zudem stellt es den Beitrag des Einkaufs am Unternehmenserfolg - auch bei niedrigem Wiederholeinkauf - managementgerecht grafisch dar. Darüber hinaus liefert es Logistikauswertungen und hält qualitative Aspekte im Gesamtprozess Order-to-Pay vor.
Das System bietet mehr als 250 fertige Analysen und Kennzahlen, die sich innerhalb von Sekunden individuell modifizieren lassen. Einkäufer können über das WebCIS-Portal auf die Dashboards zugreifen. "Operativ nutzen wir ein Warengruppen- und ein Lieferanten-Dashboard, strategisch das Warengruppen-Dashboard. Darüber hinaus kommen das Einkaufsleiter- und das Management-Dashboard zum Einsatz - alles maßgeschneidert auf unsere operativen und strategischen Anforderungen. Die Dashboards liefern Kennzahlen und Diagramme mit allen Informationen - auf einen Blick", erklärt Lichtmaneker. "Unsere beiden Favoriten sind das Warengruppen- und das Einkaufsleiter-Dashboard." Das Warengruppen-Dashboard gibt Auskunft über Preisentwicklungen, größte Preistreiber und Reduzierungen, Automatisierungsquote, ABC-Analyse und die Veränderung im aktiven Segment -, für die SSB AG als nicht produzierendes Unternehmen mit Schwerpunkten Streckenbau und -unterhaltung, Fahrbetrieb und Reparaturbetrieb ist das besonders wichtig. Das Einkaufsleiter-Cockpit enthält eine ABC-Analyse zu den Lieferanten, Einkaufs- und Bestellwert, Bestellpositionen mit Veränderung zum Vorjahr sowie einen Überblick über Maverick Buying und über die Anteile am Sourcing-Prozess - also Single Sourcing und Automatisierungsgrad.
"Wir arbeiten hauptsächlich mit den Dashboards, verwenden aber auch die Module Total Spend- und Einkaufsanalyse." Die Total Spend-Analyse ermöglicht spezielle Auswertungen, etwa um Maverick Buying vertieft aus den Perspektiven Materialwirtschaft und Finanzwesen zu betrachten. Durch die vollständige Transparenz bis hin zur Belegebene können konkrete Ansätze abgeleitet werden, um Maverick Buying umgehend zu verringern. Eine Analyse zeigt auf, ob die ergriffenen Maßnahmen effektiv sind, oder ob nachjustiert werden muss. Mit der Prüfung der Zahlungskonditionen erhält die SSB AG qualitative Erkenntnisse bezüglich interner Prozesse und Lieferantenverhalten.
Mit der Einkaufsanalyse lassen sich Lieferanten benchmarken, Kostentreiber identifizieren, Verhandlungen vorbereiten, Einkaufsgruppen auswerten, Rahmenvertragsnutzung überprüfen, Kostenentwicklung von Lieferanten, Materialgruppen und Teilen messen und verbessern. Einkäufer können damit für ihre Ziele operative Maßnahmen optimal planen und steuern.
"Über verschiedenste Branchen und Unternehmensgrößen hinweg sprachen sich andere Einkaufsleiter mit langjähriger Erfahrung für SoftconCIS aus", so Lichtmaneker. Nach einer kurzen Testphase hat sich die SSB AG für das browserfähige Einkaufscontrollingsystem von SoftconCIS entschieden. "Das System hat uns direkt Quick Wins ermöglicht und unsaubere Daten angezeigt. Die Lösung wird sich gemäß unseren Berechnungen bereits im ersten Halbjahr amortisieren." Das Resümee der Fachbereichsleiterin Einkauf: "WebCIS - das richtige Werkzeug - mit den richtigen Menschen - einfach überzeugend!"
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