Herausforderungen und deren Lösungen im HR-Berichtswesen

[noventum consulting GmbH - 28.01.2015] Der komplette Artikel mit vielen Übersichten und Grafiken auf novum online, dem Online Kundenmagazin der noventum consulting GmbH

Kennen Sie das? "Ich benötige heute Nachmittag für die Geschäftsleitung die monatlichen Krankenquoten im Vergleich zum Vorjahr für die Bereiche Marketing und Vertrieb gegliedert nach Kostenstellen. Dazu brauche ich noch die Übersicht der MAK-Entwicklung der letzten 12 Monate. Das schaffen Sie doch bis 14 Uhr, oder?"
In solchen Momenten bleibt alle übrige Arbeit liegen, der Mitarbeiter lädt vom Gruppenlaufwerk eine Excel-Datei aus dem Abrechnungssystem mit den hoffentlich aktuellen Mitarbeiterdaten. Nun noch das Zeitwirtschaftssystem zu den jährlichen Abwesenheiten befragen, die Personalnummer als Abgleichkriterium auf acht Stellen mit führenden Nullen auffüllen und gekonnt mittels Pivot in Excel zu einem Gesamtwerk zusammensetzen. Erst jetzt fällt auf: Die Aushilfen sowie Mitarbeiter in Mutterschutz und Elternzeit wurden mitgerechnet! Was soll's: das Ganze dann eben noch einmal und ja - im Sommer gab es eine Reorganisation der Bereiche, die auch noch Beachtung finden muss...

HR-Kennzahlen und ihre Visualisierung unterstützen strategische Entscheidungen

Das geschilderte Beispiel deutet es an: Die HR-Kennzahlen gewinnen als strategisches Instrument in Unternehmen an Bedeutung. So werden der Unternehmensführung aussagekräftige strategische Kennzahlen in einer ansprechenden Art und Weise präsentiert. Dabei sind die Kennzahlenberichte nicht als Compliance-Dokumente, sondern als ein organisationales Kommunikationswerkzeug zu werten. Nur wenn der Empfänger ein informatives und kohärentes Dokument erhält, können strategische Maßnahmen abgeleitet bzw. Ziele verfolgt werden.
Die nahezu tägliche Herausforderung in einer heterogenen HR-Systemlandschaft besteht darin, die unterschiedlichsten Datenquellen zu lokalisieren und die Daten so zusammenzubringen, dass sich ein naturgetreues Abbild des Unternehmens zeichnen lässt.
Der HR-Mitarbeiter widmet einen nicht unerheblichen Anteil seiner Arbeitszeit dem regelmäßigen Konsolidieren und Harmonisieren von HR-Daten - wertvolle Zeit, die in strategischen und operativen Themen besser eingesetzt wäre. Abgesehen von monatlichen Standardkennzahlen, aufgeschlüsselt nach verschiedenen Organisationskriterien, wie beispielsweise dem Aufzeigen von MAK und Personalstand, Fluktuationsquoten, Betriebszugehörigkeit, Altersverteilung oder Ein- und Austrittslisten, sind es gerade die ad-hoc Anfragen, die den Wunsch heraufbeschwören, der Tag möge 36 Stunden haben.
Die Thematik der Kennzahlen wird rückblickend betrachtet unter Umständen zur echten Herausforderung - ändern sich doch gerne bei Wechsel zwischen den Gesellschaften die entsprechenden Kennzahlen. Nicht zu vergessen der Faktor Mensch - nach geschlagenen sechs Stunden mühevoller Kopierarbeit und Kreuzvergleichen aus diversen Listen eine kaum zu vermeidende Fehlerquelle.

Lösungsansätze für das HR-Berichtswesen

Wie kann eine nachhaltige und effiziente Lösung aussehen? Die Antwort auf die nicht unübliche Frage "Können Sie mal eben..." sollte doch "Ja kann ich - geben Sie mir 10 Minuten!" lauten.
Um das zu bewerkstelligen, ist es notwendig, dass die Quelldaten aus unterschiedlichen Systemen, wie beispielsweise Abrechnung, HCM, Zeitwirtschaft, Zutrittssysteme etc., in einem System logisch zusammengeführt und jederzeit nach beliebigen Kriterien ausgewertet werden können. Dabei spielt es keine Rolle, dass die Kennzahlen einen Zeitraum- oder Stichtagsbezug aufweisen. Auch ein Vergleich von Zeitreihen, wie der Vergleich der Personalkosten aus dem aktuellen Jahr im Vergleich zum Vorjahr, darf keine Barriere darstellen. Entscheidend ist zudem, dass eine definierte Kennzahl immer gleich auf ein und dieselbe Datenbasis berechnet wird. Das stellt sicher, dass zum einen die Vergleichbarkeit gegeben ist und zum anderen die Kennzahlen zu beliebigen Zeitpunkten reproduziert werden können. Erst dadurch werden diese transparent und glaubwürdig.
Wie kann ein solcher "Zustand" erreicht werden? HR-Fachexpertise und Methodenkompetenz aus dem Bereich Business Intelligence müssen zusammenkommen.
HR- und BI-Fachexperten der noventum consulting GmbH arbeiten aktuell an einer Lösung, die die genannten Daten analysiert und visualisiert. Unabhängig davon, ob es um Kennzahlen und/oder Managementberichte geht oder die Verknüpfung zwischen dem klassischen Personalmanagement und dem strategischen Personalmanagement (Weiterbildungs- und/oder Recruitingkennzahlen) hergestellt werden soll - eine Auswahl von vordefinierten Kennzahlen soll automatisch zur Verfügung stehen. Die Aufbereitung der Kennzahlen nach unterschiedlichsten Kriterien, wie beispielsweise Organisationseinheiten, Tätigkeiten, geographischen Attributen und Datumsgrenzen, finden hierbei Berücksichtigung.

Jede Lösung ist individuell - strukturiertes Vorgehen bringt Klarheit

Das Zieldesign eines ausgereiften HR-Berichtswesens muss vordringlich die Sicht der HR-Experten sowie die Schnittmenge mit den Management-Bedürfnissen der Geschäftsleitung spiegeln. Vertiefte HR-Expertise steht am Anfang jeder entsprechenden Planung. Die gründliche Sicht auf die vorhandenen Datenquellen und ihre angemessene Verwertbarkeit setzen die Erfahrung und Präzision von Business-Intelligence-Experten voraus. Zusammengenommen ergibt sich ein anspruchsvolles Vorgehensmodell, das jede Kundensituation bedient.

Mobile Lösungen steigern den Wert für das Management

Die entsprechende webbasierte Lösung bietet die Möglichkeit, mit einem mobilen Endgerät die Kennzahlen zu jeder Zeit abzurufen. Durch das integrierte Berechtigungskonzept können auch den Führungskräften des Unternehmens vorgefertigte Kennzahlen zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist das Thema Datenschutz sehr wichtig. Eine solche integrierte Analyse- und Präsentationsplattform ermöglicht dem HR-Bereich eine herausragende Rolle in der Strategiefindung des Unternehmens.