DATEV E-Business - der Dolmetscher im Formatdschungel

[DATEV eG - 18.03.2015] (Mynewsdesk) Nürnberg, 18. März 2015: Mit dem neuen Portal DATEV E-Business vereinfacht die DATEV eG für Unternehmen den Einstieg in den digitalen Daten- und Dokumentenaustausch. Der große Vorteil der Lösung: Sender und Empfänger von Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Mahnungen oder Gebührenbescheiden müssen sich nicht, wie bisher, auf ein gemeinsames Datenformat verständigen, um ihren Informationsfluss rein elektronisch zu organisieren. Die Unternehmen können weiterhin jeweils mit ihren gewohnten Programmen - beispielsweise der ERP-Lösung - arbeiten, während das Portal gewissermaßen die Rolle eines zentralen Dolmetschers übernimmt und den Datensatz konvertiert. Er erreicht den Empfänger dann stets in dem Format, das er ausgewählt hat - im Zweifelsfall sogar ausgedruckt auf Papier.

Insbesondere für Zulieferbetriebe von Konzernen, die für Eingangsrechnungen häufig ein bestimmtes Format vorschreiben, ist dieses Konzept interessant. Sie können darüber den Anforderungen des Großkunden nachkommen, ohne ihre eigenen IT-Systeme anpassen zu müssen. Das Portal ist explizit auch für mittelständische Unternehmen konzipiert: Schon ab einem Volumen von etwa 100 Rechnungen im Monat können damit Einsparungen erzielt werden. Nach Schätzungen lassen sich durch einen durchgängigen elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch bis zu 80 Prozent Prozesskosten-Einsparungen gegenüber dem herkömmlichen Briefpostversand erreichen.

Ein System - alle Formate

DATEV E-Business hilft dabei, Postein- wie auch Postausgang im Unternehmen ohne Aufwand zu vereinheitlichen. Das System unterstützt sämtliche Kanäle und diverse elektronische Formate. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten unkompliziert gesendet und empfangen werden. Das Portal lässt sich beispielsweise einfach an alle gängigen ERP-Systeme anbinden, sodass der Rechnungsversand direkt aus dem System angestoßen werden kann.

Auch elektronische Signaturen fügt das System automatisiert an beziehungsweise prüft sie bei Eingangsdokumenten. Regelbasiert kontrolliert es darüber hinaus die Dokumente vor Versand oder bei Eingang beispielsweise mit Null-Rechnungen oder auf Konformität nach §14 des Umsatzsteuergesetzes. Zudem werden die übermittelten Datensätze und Dokumente innerhalb der DATEV-Plattform gleich gesetzeskonform elektronisch gespeichert, wobei auch bereits bestehende Archivlösungen problemlos eingebunden werden können. Dabei gewährleistet die kosten- und prozessorientierte Gesamtlösung höchste, zertifizierte Sicherheitsstandards. Freigabe-Prozesse lassen sich unternehmens-, gruppen- und benutzerbezogen festlegen. Vorhandene Arbeitsweisen müssen dafür nicht geändert werden.

Teil einer starken Gemeinschaft

DATEV E-Business ist Teil eines Business-Netzwerks zum Austausch von Geschäftsdokumenten, in dem sich außerdem die Bundesdruckerei, SGH, Neopost Deutschland, Asterion, BeCloud und b4value.net zusammengeschlossen haben. Jedes dieser Unternehmen betreibt heute jeweils als eigenständige Dienstleistung einen Knotenpunkt in diesem Netzwerk, das von der b4value.net GmbH entwickelt und gemeinsam weiter ausgebaut wird.

Dadurch muss sich ein Rechnungsempfänger nur einmal auf einem dieser Portale anmelden. Er wird damit für alle Versender, die eines der Portale nutzen, erreichbar. Die Datenhaltung erfolgt dabei immer beim jeweiligen Netzwerk-Partner - für Anwender von DATEV-E-Business also im sicheren Rechenzentrum der DATEV. Als Verbund profitiert jeder Knotenpunkt von den Entwicklungen und Möglichkeiten des anderen. Außerdem kommen alle Kunden in den Genuss der attraktiven Konditionen, die sich durch die hohen Übertragungsvolumina des Netzwerks realisieren lassen - selbst beim konventionellen Versand per Briefpost.

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