Mit IT dem Kostendruck begegnen - Effektive und nachhaltige Prozessoptimierung durch Investitionen in die richtige Software

[3E Datentechnik - 09.04.2015] Mit IT dem Kostendruck begegnen - Effektive und nachhaltige Prozessoptimierung durch Investitionen in die richtige Software

Die Hersteller von Fenstern und Türen stehen zunehmend im schärferen Wettbewerb und müssen sich flexibel und schnell auf verändernde Bedingungen einstellen. Nicht zuletzt durch den steigenden Kostendruck befinden sich die meisten Unternehmen in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der alle Unternehmensbereiche umfasst. Neben der stetigen Produktweiterentwicklung stehen insbesondere die Verbesserung des Kundenservices und die Prozessoptimierung im Fokus. Und natürlich geht es in jedem modernen Fensterbauunternehmen um Wirtschaftlichkeit und damit stets auch um Kostensenkung. Bei all diesen Aufgabenstellungen nimmt die IT-Infrastruktur der Unternehmen eine Schlüsselrolle ein.
"Moderne Software bietet dem Unternehmer eine solide Datengrundlage, um Auswertungen zu erzeugen und Kennzahlen zu generieren. Diese können von der Firmenleitung zur Beurteilung der Leistung und Leistungsentwicklung herangezogen werden. Die IT liefert aber auch ganz praktische und konkrete Ansätze zur Prozessverbesserung in vielen Bereichen, wie beispielsweise in der Produktion, der Logistik und natürlich auch im Kundenservice", sagt Thomas Etscher, Leiter des Produktmanagements beim Fensterbau-Softwarehersteller 3E Datentechnik GmbH aus Oberkochen.
Ein wichtiger Faktor ist die softwarebasierte Materialwirtschaft im Unternehmen. Richtig eingesetzt, senkt sie die Lagerhaltungskosten spürbar und stellt sicher, dass die zur Fertigung notwendigen Materialien stets termingerecht verfügbar sind. Das ist unverzichtbar für eine effiziente Produktionsplanung und die fristgerechte Abwicklung. Mit einer papierarmen Fertigung sorgen Fensterbauunternehmen dafür, dass die Produktionsabläufe möglichst glatt laufen, dass gezielte Information entlang der Fertigungskette jederzeit verfügbar ist und, dass sofort auf kritische Ereignisse reagiert werden kann. Beide Maßnahmen verbessern nachhaltig die termintreue Produktion. Mit integrierten Planungshilfen zur Kapazitätsplanung kann die IT bereits zum Zeitpunkt der Auftragsbestätigung zuverlässige Liefertermine ermitteln. Daneben gewährleistet sie eine optimale Nutzung der maschinellen und personellen Ressourcen und hilft, Engpässe in der Produktion zu vermeiden.
"Prozessoptimierung in Unternehmen darf nicht allein auf die Beschleunigung der Produktionsabläufe reduziert werden. Genauso wichtig ist es, dass Aufträge schnell erfasst und im Team bearbeitet werden können. Es geht in erster Linie darum, den administrativen Gesamtaufwand zu senken. Dafür müssen alle Prozesse so glatt wie möglich laufen und zwar von der Auftragserfassung bis hin zur kompletten Auslieferung der Ware und der fehlerfreien Montage auf der Baustelle", erklärt Gerhard Ebert, Gründer und Geschäftsführer der 3E Datentechnik GmbH.
Mit den richtigen strategischen Entscheidungen könnten Controller und kostenbewusste Unternehmer das volle Einsparpotential ausnutzen. "Wenn es um Investitionen und Prozessoptimierung geht, betrachten viele Fensterbauer fast ausschließlich den reinen Produktionsbetrieb und vergessen dabei leider, dass auch die organisatorischen Abläufe im Unternehmen optimiert werden müssen. Effektivität steigern und Kosten nachhaltig senken, das klappt nur, wenn man die Prozesskette in der Gesamtheit optimiert", so Etscher.
IT-Unterstützung endet nicht mit der Fertigstellung des Produkts. Umfassende Softwaresysteme haben ebenfalls die nachgelagerten Prozesse im Fokus und gewährleisten, dass diese transparent bleiben und sowohl planmäßig als auch kostenschonend ablaufen - bis zur Auslieferung und bis zum Einbau der Fenster und Türen beim Kunden. So werden teure Nachlieferungen und Nachforschungen vermieden.
Auch in der Hersteller-Händlerbeziehung leisten moderne IT-Lösungen wertvolle Dienste. Fensterbausoftware, wie beispielsweise die 3E-LOOK der 3E Datentechnik, kann die Servicequalität entscheidend verbessern und den administrativen Aufwand für die Händler deutlich verringern. Moderne Systemlösungen gewährleisten die Aktualität der Daten, führen Updates automatisch durch und sind über das Internet überall verfügbar. Da die Pflege des Systems und die Auftragsabwicklung online erfolgen, ist der Servicelevel höher und die Kosten bleiben überschaubar.
"Firmenprozesse mit der IT im System abbilden, ist heute keine große Herausforderung mehr. Aber es geht zunehmend darum, Prozesse mithilfe einer leistungsfähigen Software aktiv mitzugestalten. Auf diesem Wege können nachhaltige Verbesserungen erzielt werden, von denen weite Teile des Unternehmens profitieren", weiß Thomas Etscher.
Für viele Unternehmen wird es immer selbstverständlicher, sich professionellen Rat in Sachen Optimierung einzuholen. Lösungsanbieter wie die 3E Datentechnik GmbH sehen sich zunehmend in der Pflicht, Software zu entwickeln, die Fensterhersteller in ihrem Bestreben unterstützen, Prozesse zu optimieren und konsequent und nachhaltig Kosten zu reduzieren.
Das ist ganz im Sinne der Fensterbauprofis: "Wir stellen immer wieder fest, dass im Fensterbau noch viel Potenzial zur gezielten Prozessverbesserung vorhanden ist. Würden Unternehmen dieses Potenzial besser nutzen, würde das die Kostensituation merklich entlasten", sagt Jochen Bliestle, Experte für Optimierung im Fensterbau.

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