Intelligentes Dokumentenmanagement mit der SharePoint scanview® Connection

[- - 04.05.2015] (Mynewsdesk) Düsseldorf – In Kooperation mit der Allgeier IT Solutions GmbH enwickelte die Allgeier Productivity Solutions GmbH die SharePoint – scanview® Connection, eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen, die es Benutzern ermöglicht, finale Dokumente von SharePoint in scanview® zu archivieren und mittels scanview® Capture Dokumente direkt in SharePoint zu erfassen und weiter zu verarbeiten.



Tagtäglich haben es Unternehmen mit einer Fülle von Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen zu tun. Dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist für einen effizienten Arbeits- und Prozessablauf unumgänglich. Die Zeiten, in denen alles auf Papier in dicken Aktenordnern gesammelt und archiviert wurde, sind längst vorbei und Unternehmen steigen zunehmend auf digitales Dokumentenmanagement um. Aber auch hier gilt es, nicht den Überblick zu verlieren.

Microsoft SharePoint, als führende Business-Plattform für Collaboration, und scanview® als moderne Archiv- und DMS-Lösung, sind hierfür ideale Werkzeuge für die Steigerung der Effizienz im Dokumentenmanagement. Mit der hinzugekommenden Schnittstelle, der SharePoint - scanview® Connection, können Benutzer unter den Stichworten Archiving, Search und Data Input Management komfortabel Dokumente erfassen und erstellen, sie bearbeiten und schließlich revisionssicher ablegen - über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Welchen Mehrwert bietet die Lösung?

Archiving: Unternehmen können ihren SharePoint mit der bisher fehlenden revisionssicheren Archivierungskomponente erweitern und somit ihre Dokumente von SharePoint per Mausklick nach scanview® archivieren. Unveränderbare Dokumente können inklusive der Metadaten rechtssicher in scanview abgelegt und archiviert werden. Bei Bedarf ist es zudem möglich, eine automatisierte Archivierung nach vordefinierten Status einzustellen. Damit wird die Archivierung aller Daten ingesamt mit automatisierten Workflows erleichtert und kein zu archivierendes Dokument wird mehr vergessen.

Auf diese Weise stellt die SharePoint – scanview® Connection für Unternehmen ein funktionierendes Vertragsmanagement sicher. Mehrfacharbeiten werden vermieden und Suchzeiten innerhalb beider Systeme verkürzt. Die unterschiedlichsten Verträge wie Arbeits-, Rahmen- und Dienstleistungsverträge können vom Anwender bequem in SharePoint erstellt werden. Dabei bleibt die Vertragsbearbeitung inkl. Fristen-, Termin- und Aufgabenmanagement für alle Mitarbeiter im Unternehmen übersichtlich und nachvollziehbar. Anschließend können alle Verträge schnell und komfortabel per Mausklick in Scanview überführt und revisionssicher archiviert werden.



Search: Die neue Lösung ermöglicht Unternehmen, die Volltextsuche von SharePoint auch auf scanview® auszuweiten. Die gemeinsame und zentralisierte Suche nach Inhalten innerhalb von SharePoint und scanview® sorgt nicht nur für mehr Komfort für die Mitarbeiter, sondern sie führt zu einer immensen Zeitersparnis innerhalb des täglichen Arbeitsablaufes. Somit wird jedes benötigte Dokument schnell gefunden - ganz ohne Medienbrüche.

Data Input Management: Anwender können mit scanview® capture verschiedene Inhalte und Daten aus unterschiedlichen Quellen in definierte SharePoint Bibliotheken scannen, erfassen und importieren. Durch die automatisierte Unterstützung der Datenstruktur und –ablage und die OCR Texterkennung und Feldextraktion lassen sich Inhalte einfach erfassen. Außerdem ist eine weitergehende Verteilung der erfassten Dokumente über den SharePoint Content Organizer wie auch vordefinierte Workflows möglich.

Auf diese Weise können Unternehmen zum Beispiel die Rechnungslegung und Buchhaltung viel einfacher steuern. Erfasste Eingangsrechnungen können je nach gescanntem Eingangsdatum sofort zur Zahlungsanweisung versendet oder mit einem vordefinierten Status für die weitere Verarbeitung durch andere Kollegen versehen und im SharePoint strukturiert abgelegt werden.

Ausblick Allgeier Productivity Solutions ist stets darauf bedacht, die Connection weiterzuentwickeln: Künftig können sich Anwender auf eine Integration mit Microsoft Dynamics CRM und Navision freuen, die dann insbesondere das Kunden- und Personalmanagement langfristig im Unternehmen optimieren wird.

Microsoft SharePoint ist eine ausgefeilte Collaboration-Lösung und die führende Business Plattform, für die Unterstützung und Optimierung der Zusammenarbeit von Mitarbeitern eines Unternehmens. Dokumente können zentral bereitgestellt und versioniert werden. Dabei sind alle Informationen über verschiedenste Änderungen durch mehrere Personen immer einsehbar und nachvollziehbar.

Scanview ist ein Enterprise Content Management System für eine gesetzeskonforme und langfristige Archivierung von allen elektronischen Dokumenten, Daten und Prozessen. Unterschiedlichste Daten lassen sich langfristig und auf intelligente Weise erfassen, verwalten, speichern und archivieren und sind jederzeit unkompliziert und mit einem intuitiven Zugriff einsehbar.


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