Europäisches Patentamt optimiert seine Prozesse mit SAS

[SAS Institute GmbH - 17.01.2017] Heidelberg, 17. Januar 2017 - Das Europäische Patentamt (EPA) fördert Innovation, Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftswachstum in ganz Europa, indem es sich einer hohen Qualität verpflichtet und effiziente Dienstleistungen erbringt. Mehr als 160.000 Patentanmeldungen für Erfindungen aus der ganzen Welt gehen jährlich bei der Behörde ein. In den drei bis fünf Jahren, die es dauert, eine Anmeldung zu prüfen, zu erteilen, zurückzuziehen oder abzulehnen, werden Dutzende von Transaktionen erfasst: Jede Quellenangabe, jeder Bericht und jegliche Korrespondenz muss mit der richtigen Akte verknüpft und in den richtigen Prozess eingeordnet werden, damit diese Informationen mit den Business-Intelligence(BI)-Systemen weiter verarbeitet werden können.

Das EPA hat sein Reporting mit SAS effizient umstrukturiert. Mit dem Reporting-Framework Landing Page (LP), das auf der bestehenden SAS Business Intelligence-Plattform aufsetzt, haben Mitarbeiter Einblick in alle Aspekte der Patentsuche, -veröffentlichung, -untersuchung und Genehmigungsprozesse, können Indikatoren überprüfen und Laufzeiten reduzieren.

Die SAS Infrastruktur war Ausgangspunkt einer umfassenden Umstrukturierung innerhalb der Behörde. Verschiedene Phasen des Patenterteilungsprozesses, die man bisher an verschiedenen Standorten und über unterschiedliche elektronische Systeme verwaltet hatte, wurden in einem einheitlichen Stock-Management- und Workflow-System zusammengeführt. Mit SAS wurde daraufhin ein Data Warehouse aufgebaut, das die Basis für die jetzt genutzte Webapplikation bildet. Für detaillierte Datenexploration und Ad-hoc-Analyse wurden in der gesamten Behörde rund 150 Lizenzen des SAS Enterprise Guide eingerichtet. Auf der soliden Basis des SAS Data Warehouse und einer sehr strukturierten und umfassenden Auswahl an Data Marts hat das EPA eine agile und gleichzeitig zentralisierte BI-Schicht aufgebaut, die Daten aus den Berichten des Landing Page Framework bereitstellt.

Die Landing Page setzt auf SAS Stored Process auf, einem webbasierten BI-Visualisierungstool, das die Mitarbeiter des EPA nun als "Single Point of Access" für sämtliche Berichte nutzen. In Form von interaktiven Dashboards wie Balanced Scorecards werden Kennzahlen abgebildet und ständig mit der übergeordneten Office-Strategie abgeglichen. Zu den Kennzahlen, die auf einen Blick abzulesen sind, gehören beispielsweise die Zahl der produzierten Akten, Prioritäten oder Terminüberschreitungen in der Antragsbearbeitung. Über Zugangs- und Veröffentlichungskontrolle, vollständige Code-Versionierung und personifizierte Dashboards ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter auf seiner Startseite genau die Informationen angezeigt bekommt, die ihn betreffen - und so zum Beispiel gleich erkennt, ob er über oder unter Plan ist. Die strategischen Kennzahlen werden innerhalb einer einzigen BI-Reporting-Umgebung von strategischen Reports bis hin zu rein operativen Kontrollberichten gestaffelt.

Das Innovationstempo wird immer schneller. Antragsteller beim EPA erwarten entsprechend eine schnelle Produktion aussagekräftiger, zuverlässiger Recherche-Berichte für ihre Erfindungen - und zwar schnell genug, um weitere wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Das EPA reagiert auf diese Anforderungen durch eine Verschlankung der Prozesse, sodass sich der Zeitaufwand für Recherche-Reports und Entscheidungen bei der Patenterteilung verkürzt. Die Zeit für die Bereitstellung von Recherchen hat sich bereits auf sechs Monate verkürzt, die Prüfungszeiten sollten sich in den nächsten drei Jahren weiter dramatisch reduzieren. Die Herausforderung für die BI-Umgebung liegt darin, Fristen strikt einzuhalten, effektives Workload Management Monitoring bereitzustellen und generell mit den schnellen Veränderungen in den Prozessen Schritt zu halten. Das Landing Page Framework und seine agile BI-Komponente wurden mithilfe von SAS Technologie entwickelt. Ein einfacher Recherchebericht, dessen Erstellung bisher sechs Monate benötigt hat, ist heute innerhalb von zwei Stunden online zugänglich.

"Unser Reporting ist mit SAS agil geworden, für jeden zugänglich und strategisch untermauert", fasst Yvan de la Fuente, Leiter Application Management beim EPA, die Vorteile des Projektes zusammen. "Make it simple - das war und ist die wichtigste Devise für das Landing-Page-Projekt. Wir haben komplexe Änderungen nicht in Jahren, sondern in drei Monaten durchgeführt, einfache Reports lassen sich jetzt in zwei Stunden erstellen. Die SAS Lösungen haben dies möglich gemacht."

"Mit der Umstellung des Reporting-Systems ist die EPA einen wichtigen Schritt weiter in Richtung digitaler Behörde gegangen", ergänzt Wolfgang Schwab, Senior Customer Account Executive bei SAS. "Das, was viele Unternehmen noch nicht umgesetzt haben - die Digitalisierung und damit Optimierung ihrer Prozesse - ist hier schon erfolgreich durchgeführt worden."

Das Landing Page Framework der EPA umfasst rund 75 unterschiedliche Reports und Datenservices. 4.600 interne User greifen bisher regelmäßig darauf zu. Bis Ende 2016 wurden mehr als zwei Millionen Klicks erreicht. Und für den Einsatz von SAS ist das Ende der Fahnenstange noch lange nicht erreicht. Nach der erfolgreichen Einführung soll das System weiterentwickelt werden, beispielsweise durch eine Erhöhung der Nutzerinteraktivität mit der SAS Reporting-Infrastruktur durch die SAS Share-Funktionalität beziehungsweise durch einen höheren Grad an Self-Service BI. Wenn die EPA ihre Papierakten vollständig durch E-Dossiers abgelöst hat, ist die Voraussetzung für ein lückenloses Reporting mit digitalen Akten geschaffen.

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