Sicherer Dateiaustausch zwischen Steuerberatern und Mandanten

[DATEV eG - 04.10.2018] (Mynewsdesk) Nürnberg, 4. Oktober 2018: Viele Menschen schätzen heute den Komfort, auch größere Datenmengen schnell und unkompliziert über das Internet austauschen oder Dokumente ohne Versionschaos gemeinsam bearbeiten zu können. Dafür gibt es eine Reihe gut funktionierender Lösungen, die aber alle dasselbe Manko haben: Schwierig wird es immer dann, wenn die Daten, um die es geht, vertraulich bleiben sollen. Die gängigen Plattformen bieten dafür keinen hinreichenden Schutz. Für sensible Daten, die Steuerberater mit den von ihnen betreuten Unternehmen austauschen müssen, bietet DATEV nun eine sichere Alternative an: die DATEV Cloudbox. Sie verbindet einfache Handhabung mit den hohen Sicherheitsstandards, für die das DATEV-Rechenzentrum steht.

Die DATEV Cloudbox stellt geschützten Speicherplatz im DATEV-Rechenzentrum bereit, auf den der Berater und sein Mandant gemeinsam zugreifen können. Dazu legt der Steuerberater für das Mandatsverhältnis einen Datenraum an und vergibt über die Benutzerverwaltung Berechtigungen für das Unternehmen. Diese Inbetriebnahme geht sehr schnell vonstatten, da keine Installation nötig ist. Um Zugriff auf den gemeinsamen Speicherplatz zu bekommen, müssen die Nutzer sich später jeweils eindeutig identifizieren. Anders als bei üblichen Austauschplattformen ist der Zugang professionell geschützt. Die Anmeldung ist per DATEV mIDentity-Stick mit Smartcard oder mittels der Authentifizierungs-App DATEV SmartLogin möglich. Bei beiden Optionen handelt es sich um sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierungsverfahren. Das bedeutet, dass der Nutzer über eine PIN und eine registrierte Hardwarekomponente verfügen muss.

Automatische Virenprüfung inklusiveHat sich der Nutzer aus Unternehmen oder Kanzlei erfolgreich bei der Cloudbox-Plattform angemeldet, kann er flexibel Dokumente hoch- oder herunterladen. Das geschieht ganz einfach per Drag & Drop. Bei jedem Up- und Download wird die zu transferierende Datei im DATEV-Rechenzentrum automatisch auf Viren geprüft. So ist sichergestellt, dass der gemeinsam genutzte Datenraum immer frei von digitalen Schädlingen ist. In der DATEV Cloudbox sind die Daten stets verschlüsselt gespeichert und werden auch verschlüsselt übertragen.
Innerhalb ihres Datenraums können die Anwender die Raum- und Ordnerstruktur individuell gestalten. Der komplette Datenraum wie auch einzelne Ordner darin lassen sich zusätzlich durch Zugriffsberechtigungen absichern. So können beispielsweise auch Sachbearbeiter auf beiden Seiten als Nutzer eingerichtet werden, die dann nur Zugriff auf bestimmte Ordner haben sollen. Nach Wunsch können die Anwender sich auch eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, die sie über neu eingestellte Dokumente informiert.

Der Zeitraum, in dem Daten in der DATEV Cloudbox vorgehalten werden können, ist prinzipiell nicht beschränkt. Dennoch ist das Werkzeug lediglich für den sicheren Datenaustausch konzipiert, nicht für eine dauerhafte Archivierung. Direkte Schnittstellen zu anderen DATEV-Anwendungen sind ebenfalls nicht vorhanden. Basis der DATEV Cloudbox ist die Technologie der DRACOON GmbH aus Regensburg, die im deutschsprachigen Raum Marktführer für Lösungen zum hochsicheren Datenaustausch ist.

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