Durch diesen simplen Trick sparen Marketingabteilungen monatlich tausende Euros.

[4ALLPORTAL - 31.07.2019] Hohe interne Kosten gehören für viele Unternehmen leider zur Normalität. Das kann viele Gründe haben. Meist liegt es jedoch an unkoordinierten oder oder schlecht strukturierten Workflows, was die interne Auftragsabwicklung betrifft. Besonders in Marketingabteilungen herrschen oft Chaos und Überforderung. Schaut man sich die Inhouse-Agenturen großer Firmen an, so herrscht meist ein hochfrequentierter Eingang neuer Aufträge. Schließlich müssen Produktkataloge, Broschüren, Online Shops, die eigene Webseite und weiteres Marketingmaterial regelmäßig optimiert werden. Man möchte ja schließlich marktfähig bleiben.

Aufgrund chaotischer Ablagestrukturen des internen Marketingmaterials, sowie fehlender Automationen für die Erledigung alltäglicher Workflows, können einfache Aufgaben oft zu einem echten Zeitfresser mutieren. Betrachtet man den zentralen Dreh- und Angelpunkt im Marketing, so geht es immer um Content. Dieser Content kann in allen möglichen Formen und Dateiformaten vorliegen. Egal ob es sich um Textinhalte, Layouts, Rohdaten, Videomaterial oder Stockphotos handelt — für die Vermarktung der eigenen Produkte oder Dienstleistungen benötigt man Inhalte.

Wenn man für diese Inhalte jedoch keine zentrale Ablage hat und die eigenen Mitarbeiter nur limitierten Zugriff auf diese Daten haben, so stellen sich schnell Probleme ein. So kann bereits eine Bildsuche zu einer extrem zeitaufwändigen Disziplin werden. Denn: wenn niemand weiß wo die eigenen Daten liegen, wie soll sie dann jemand finden?

Betrachtet man die größten und bekanntesten Unternehmen dieser Welt, so ist Datenchaos tatsächlich das am häufigsten auftretende Problem innerhalb der internen Marketingabteilungen. Viele Mitarbeiter wissen schlichtweg nicht, wo sie relevante Daten finden oder ablegen müssen, haben keinen Zugriff darauf oder überschreiben versehentlich wichtige Dateien. Darüber hinaus sind viele Mitarbeiter gar nicht im Besitz der notwendigen Software, um die Wunschdaten zu öffnen. Schließlich benötigt man für zahlreiche Bild-, Video- und Layoutdateien spezielle Software, über die meist nur wenige Schlüsselpersonen im Unternehmen verfügen. Was also tun, um dieses Datenchaos in den Griff zu bekommen?

Des Problems Lösung heißt Digital Asset Management.
Damit sind Software-Anwendungen gemeint, mit denen Sie Ihren gesamten Mediendatenpool in einem zentralen System verwalten können. Im gleichen Zug lässt sich der unternehmensweite Zugriff über ein personalisierbares Rollen- und Rechtemanagement realisieren. Somit lässt sich individuell definieren, wer auf welche Daten Zugriff hat und ob in diesem Zusammenhang nur Lese- oder auch Schreibrechte bestehen.

Der große Vorteil, den professionelle Digital Asset Management Lösungen (DAM) bieten, ist die kinderleichte Durchsuchbarkeit Ihres Datenpools. Selbst bei mehreren 100.000 gespeicherten Dateien, lassen sich Ihre Wunschdaten innerhalb weniger Sekunden mithilfe individueller Suchmasken finden. DAM Lösungen arbeiten nämlich mithilfe sogenannter "Metadaten”. Das sind benutzerdefinierte Informationen, wie z.B. eine Artikelnummer oder eine Warengruppe, welche Sie beim Upload in die Software an Ihrer Datei speichern können.

Darüber hinaus lassen sich mithilfe professioneller DAM Lösungen auch automatisierte Workflows abbilden, z.B. im Zusammenhang mit Freigabeprozessen von Dokumenten, Bildern oder Projekten. Digital Asset Management Lösungen bilden also den zentralen Zugriffspunkt für alle im Unternehmen vorhandenen Mediendateien, wodurch sich abteilungsübergreifende Prozessoptimierungen realisieren lassen.

Fazit:
Wer in seinem Unternehmen mit langen Freigabeprozessen, sensiblen Daten oder mangelnder Produktivität zu kämpfen hat, für den bieten Digital Asset Management Lösungen einen unglaublichen Mehrwert im Tagesgeschäft.