care IT klärt auf: Optimierte Dienstplanung als wesentlicher Baustein für glückliche Mitarbeiter

[care IT GmbH - 24.11.2022] Jede Einrichtung in der Pflegebranche verfügt über einen Dienstplan als zentrales Steuerungselement für die Ablaufplanung. Es gibt Einrichtungen, in denen das Personal mit ihrer Dienstplanung zufrieden ist und sich fair behandelt fühlt. Es gibt aber auch viele Einrichtungen, bei denen der Dienstplan für Stress und Unmut sorgt. Ausfälle werden "chaotisch" gemanagt, der Wunschdienst oder Urlaub wird nur bedingt berücksichtigt und immer wieder trifft es dieselben Mitarbeiter, die für Kollegen einspringen müssen. Das führt zu einer erheblichen Unzufriedenheit bei den Pflegenden und endet nicht selten mit deren Kündigung.
Im Interview mit Peter Uher, Geschäftsführer der care IT, haben wir nachgefragt, wie es zu diesen Problemen kommt und wie eine kosteneffiziente Optimierung der Dienstplanung gelingt.

"Herr Uher, erläutern Sie uns doch bitte kurz die allgemeine Situation."

"Gern. Die ‚typische‘ Pflegeeinrichtung verfügt über eine Pflegesoftware mit Dienstplanungs-Tool, welches in der Regel auch genutzt wird. In vielen Einrichtungen gibt es aber nach wie vor das ‚Wunschbuch‘, in dem Dienstplanwünsche eingetragen werden, sowie das ‚Urlaubsbuch‘ für Urlaubswünsche. In vielen Fällen liegen diese ‚Bücher‘ nicht in digitaler Form vor, sondern müssen händisch im Dienstplan berücksichtigt werden. Das heißt, wir haben hier einen manuellen Zusatzaufwand, der eine hohe Fehlerquote aufwirft und keine Garantie auf Aktualität gibt."

"Sie sehen hier also das Potenzial zur Verbesserung der Dienstplansituation?"

"Nicht nur hier. In den meisten Einrichtungen gibt es keine digitalen Anzeigen für den Dienstplan, das heißt, er wird ausgedruckt, im schlimmsten Fall im DIN A4 Format, dann meist mehrfach zusammengeklebt und in allen Stationszimmern aufgehängt. Hier werden Änderungen oftmals per Stift in den ausgedruckten Plan übertragen, die dann später wieder digital erfasst werden müssen, um die Gehaltsabrechnung korrekt vornehmen zu können. Sie sehen: Aufwand und Fehlerquote vervielfachen sich."

"Was passiert, wenn der Dienstplan kurzfristig aufgrund von Ausfällen des Pflegepersonals geändert werden muss?"

"Oftmals beginnt es mit einem Anruf bei der Pflegedienstleitung - morgens um 6 Uhr! Ohne Online-Zugriff auf das System muss telefonisch oder per WhatsApp für Ersatz gesorgt werden. Also wird die Pflegekraft angerufen, die immer ‚ja‘ sagt und die sich dadurch natürlich ungerecht behandelt fühlt. Von den vertraglichen Verpflichtungen mal abgesehen wird bei allen Beteiligten viel Freizeit in kurzfristige Umplanung investiert. Zeit, die am Ende nicht bezahlt wird. Zum Teil haben wir es auch mit rechtlich zweifelhaften Situationen zu tun, wenn Personalthemen über WhatsApp oder Messenger kommuniziert werden ..."

"Welche Maßnahmen empfehlen Sie Ihren Kunden?"

"Klar ist: Der Dienstplan hat einen erheblichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Fluktuationsrate. Um die genannten Probleme in den Griff zu bekommen, gibt es einfache digitale Lösungen - sie müssen nur konsequent eingeführt und umgesetzt werden.
1. Vermeidung von Medien-Brüchen - alles muss digital erfolgen. Indem auf Papier verzichtet wird, spart man nicht nur hohe Kosten ein, man gestaltet seinen Betrieb auch deutlich nachhaltiger.
2. Dienstpläne digital immer aktuell bereitstellen - durch einen Monitor im Stationszimmer, auf der Pflegestation und/oder auf dem Smartphone bzw. Tablet.
3. Vollautomatisches Ausfallmanagement für eine einfache und faire Dienstplanung - damit gehen bei freien Pflegenden automatisierte Dienstanfragen auf dem Smartphone ein. Diese können mit einem Klick angenommen oder abgelehnt werden. Auch Dienstplanänderungen wie zum Beispiel Schichtverlängerungen werden darüber einfach abgewickelt.
Viele dieser Maßnahmen müssen natürlich individuell auf die jeweilige Einrichtung abgestimmt werden und können meist nicht durch die ‚Standardsoftware‘ der großen Softwareanbieter abgedeckt werden. Als Experte für diese Themen helfen wir als care IT bei der Problembewältigung weiter."