Ausbildungskoordination online

[MTS El-Nomany Consulting GmbH - 06.10.2011] Das Programm ist eine Weiterentwicklung eines firmeninternen Online-Berichtshefts, die von 2010 bis 2011 im Betrieb zur Steuerung und Organisation von Auszubildenden eingesetzt wurde.

In der Version 2.0 ist AVS näher an den täglichen Anforderungen, die in einem Ausbildungsbetrieb anstehen.
AVS steht für Ausbildung-Verwaltung-System und richtet sich an Auszubildende und Ausbilder der dualen Berufsausbildung. AVS soll die tägliche Arbeit mit den Auszubildenden erleichtern und die Ausbildung für beide Seiten erfolgreich gestalten. Die berufliche Qualifikation der Auszubildenden tritt in den Vordergrund.

Als Online-Datenbank ist das System orts- und zeitunabhängig. AVS muss nicht in ein Netzwerk eingebunden oder als Software installiert werden und ermöglicht trotzdem den Zugriff aller beteiligten Personen auf die Daten. Entsprechend der Rechtevergabe sieht jeder nur das was er sehen darf. Gerade auch für Firmen ohne Netzwerkstruktur - oder wo ein Zugriff für Auszubildende nicht gestattet ist, kann AVS unterstützend zur Seite stehen.

Ein Startmonitor zeigt schon nach dem ersten Login die letzten Berichte, offene Aufgaben, welche Dateien hochgeladen wurden sowie die letzten Kommentare/Korrekturwünsche zu einem Bericht. Somit sind Ausbilder und Auszubildende am Tagesanfang über den aktuellen Stand informiert.

Die Aufgaben bleiben bis zu ihrer Erledigung sichtbar (rot) oder können als erledigt (grün) markiert werden.

In allen Betrieben fallen Aufgaben an, die der/die Auszubildende täglich zu erfüllen hat. Eine einfache Aufgabenverwaltung mit der Möglichkeit die zu vergeben Aufgaben zu kontrollieren und sie mit einem Ablaufdatum zu versehen, erleichtern die Kommunikation zwischen Ausbilder und Auszubildenden.

Auf Wunsch können die entsprechenden Ausbildungspläne dem Auszubildenden zugeordnet werden. Zusätzlich hat der Ausbilder die Möglichkeit, zu jedem Ausbildungsabschnitt entsprechende Notizen zu verfassen.

Der somit gewonnene Informationsstand geht nicht verloren und bleibt z.B. bei einem Ausbilderwechsel erhalten. Gerade bei Personalgesprächen, in denen die Entwicklungsabschnitte besprochen werden, kann auf diese Information zurückgegriffen werden.

Die persönlichen Daten der Auszubildenden wie Kontaktdaten, Schule, IHK oder Prüfungstermine werden in den entsprechenden Karteikarten verwaltet und stehen somit schnell zur Verfügung. Aus dem System heraus können entsprechende Mails an die hinterlegten Personen versendet werden.

Ein Dateiablagesystem erlaubt das Hochladen von PDF, Office und Bilddateien in entsprechende Kategorien. Somit ist es möglich, dass jeder Auszubildende die für ihn wichtigen Dokumente und unterstützenden Materialien sammeln und jederzeit abrufen kann. Das Ablagesystem ist so programmiert, dass nur der Ausbilder alle Dateien von dem ihm zugeteilten Auszubildenden sehen kann.

Mit AVS werden die Daten über den gesamte Ausbildungszeit organisiert, verwaltet und zu jeder Zeit zur Verfügung gestellt. Die Basisversion für einen Ausbilder und einen Auszubildenden ist kostenlos und beinhaltet alle hier aufgeführten Bereiche.