Frischer Fisch und Meeresfrüchte dank Rechnungsworkflow

[Inspire Technologies GmbH - 21.12.2011] Die zentrale Buchhaltung bei Deutsche See wird von der Abteilung Rechnungsverarbeitung für die Produktionsstandorte in Bremerhaven und Hamburg sowie für sämtliche Niederlassungen aus einer Hand erledigt. Bei Deutsche See fallen jährlich 60.000 Rechnungen von 9.400 Lieferanten an - Effizienz ist daher nicht nur in Produktion und Logistik gefragt. Bereits Mitte der 90er Jahre entschied sich das Unternehmen für die Einführung eines zentralen Archivs sowie für ein System zur Erfassung der Rechnungsbelege. Ausschlaggebend für die Wahl war damals der hohe Integrationsgrad in das SAP-System, denn vor allem der elektronische Datenaustausch mit Geschäftspartnern sollte auf diese Weise erleichtert werden. Doch die elektronische Erfassung und Archivierung war nur ein Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung: Im ungünstigsten Fall benötigte eine Rechnungsprüfung und Freigabe, die per Hauspost und Laufzettel an die entsprechenden Ansprechpartner geschickt wurde, mehrere Wochen. Ein langwieriger Prozess mit vielen möglichen Fehlerquellen. Auch konnte nicht immer nachvollzogen werden, bei wem der betreffende Vorgang zur Bearbeitung vorlag, so dass Auskünfte gegenüber Kunden und Lieferanten nicht immer zeitnah möglich waren.

Weniger Papierflut durch Automatisierung

So entschied sich die Unternehmensleitung für ein System zur automatisierten Rechnungsbearbeitung. "Nur eine weitgehend automatisierte elektronische Verarbeitung konnte dazu beitragen, die Buchhaltung von der Papierflut zu entlasten und die Effizienzsteigerungen zu ermöglichen, die wir uns vorstellten”, erinnert sich Harry Stehrenberg, Leiter der Buchhaltung bei Deutsche See. Nach der systematischen Marktbeobachtung und der Präsentation verschiedener Anbieter fiel die Wahl auf die vom Softwarehaus bpi solutions ins Spiel gebrachte Prozessmanagementlösung BPM inspire. Im Anschluss an einen kurzen Kick-off wurde das Pflichtenheft erstellt, und einen Monat später startete die Umsetzung und Realisierung des Projektes Automatisierte Rechnungsbearbeitung.

Alle Rechnungen, die als Papierbelege bei Deutsche See eintreffen, werden nun zunächst gescannt und klassifiziert. Das System erkennt in jedem Dokument buchungsrelevante Informationen wie Rechnungs- und Bestellnummer, Kreditor, Mehrwertsteuersatz oder auch Rabatte und Bezugsnebenkosten. Prüfung und Verifikation werden dann gegen die Kreditorenstammdaten und das Bestellwesen durchgeführt. Ferner wird die Datenqualität durch mathematische und logische Prüfungen wie Bestelldaten, Summen- und Saldenvergleiche der Einzelpositionen verbessert. Wird die Prüfung ohne Fehler durchlaufen, findet eine sogenannte Dunkelbuchung statt: Ohne weiteres Eingreifen werden aus den extrahierten Rechnungspositionen Buchungssätze generiert und diese zur Buchung an das entsprechende System weitergegeben. Nicht korrekt erkannte Belege müssen hingegen manuell verifiziert werden. Im Anschluss an die elektronische Erfassung und die automatisierte Verifizierung folgt das eigentliche Geheimnis der neuen Prozesse bei Deutsche See: Ab hier steuert BPM inspire die Folge-Workflows und überwacht die Abläufe automatisch. Wo früher die Hauspost bei Deutsche See die physische Verteilung der Belege zu den zuständigen Mitarbeitern übernahm, leitet heute BPM inspire die Rechnungen papierlos nach klar definierten Regeln in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter. Physisch war das ein ganz erheblicher Aufwand: Am Rechnungsprüfungsworkflow Deutsche See sind insgesamt mehr als 250 Personen beteiligt.

Freigabeprozesse ohne Zeitverlust

Durch den neuen Workflow geht es nun deutlich effizienter zu: Die Rechnungsprüfung nehmen die Kreditorenbuchhalter direkt am Bildschirm vor, indem sie aus dem Posteingang die zu bearbeitende Rechnung wählen. Neben dem Rechnungsprüfungsvorgang wird zur besseren Übersicht direkt die entsprechende Rechnung angezeigt. Als nächstes wird das Freigabeverfahren eingeleitet, indem die Rechnungen zur weiteren Prüfung an die verantwortlichen Sachbearbeiter in den verschiedenen Abteilungen weitergereicht werden. Das System unterstützt die Buchhalter mit klar hinterlegtem Regelwerk, wer welche Berechtigungen zur Freigabe besitzt. In den Abteilungen ordnet der Sachbearbeiter die einzelnen Rechnungspositionen und Sammelrechnungen je nach Bestellung den unterschiedlichen Kostenstellen zu. Die Freigabe erfolgt dann nach Kostenstellenverantwortlichkeit und Hierarchieebene. Sind noch etwaige Fragen offen geblieben, kann die Rechnung jederzeit an weitere Sachbearbeiter zwecks Rückfrage geschickt werden - und zwar ohne Zeitverlust. Darüber hinaus unterstützt eine leistungsfähige Terminüberwachung die Kreditorenbuchhaltung bei der zeitlichen Überwachung der Abläufe und der Abbildung von Vertretungen. Eine ausgeklügelte Vertreterregelung sorgt nicht nur für die Bearbeitung durch den stellvertretenden Kollegen im Urlaubsfall, sondern erkennt und eskaliert auch die Aufgaben, die bis zu einem vordefinierten Zeitpunkt nicht bearbeitet wurden. Sämtliche Rechnungsvorgänge werden im Eingangsbuch bei Deutsche See in der Kreditorenbuchhaltung übersichtlich dargestellt. Mit einem weiteren Klick lässt sich der jeweilige Vorgang im Detail anzeigen. Das System steuert und überwacht sämtliche Prozessschritte zentral und erstellt die gewünschten Monitoring-Ansichten mit umfangreichen Protokollen zu allen Vorgängen in Echtzeit. Mit dieser umfassenden Reportingfunktion wurde bei Deutsche See ein sehr wichtiges Anliegen realisiert: Die hochaktuelle Übersicht über alle in Bearbeitung befindlichen Rechungen.
"Früher wusste ich nie genau, bei wem sich die gesuchte Rechnung gerade befindet und warum sich die Bearbeitung verzögert”, erinnert sich Stehrenberg. "Jetzt können wir mit einem Blick feststellen, wie der aktuelle Bearbeitungsstatus zu einer Rechnung ist, wer den Vorgang bearbeitet und bei Anruf des Lieferanten sofort eine gezielte Auskunft geben. Wir haben den Lebenslauf der Rechnungen voll im Griff. Das ist für uns in der täglichen Arbeit eine deutliche Erleichterung."

Integriertes Reporting mit vollständiger Protokollierung jedes Rechnungsvorgangs

Eine weitere knifflige Anforderung war das Reporting - Deutsche See war es wichtig, dass dieses integriert abläuft, so dass jeder Rechnungsvorgang automatisch protokolliert wird. Der Workflow dieser Zusatzanwendung wurde dabei ebenfalls über BPM inspire realisiert. Nach dem Posteingang der Belastungsanzeigen, überwiegend in elektronischer Form wie PDF oder EDI, erfolgt nun zunächst ein Abgleich mit den intern vorliegenden Gutschriften eines Lieferanten. "Vor allem der Abgleich zwischen Belastungen und Gutschriften war knifflig”, so Stehrenberg. "Wir haben viele unterschiedliche Lieferanten, die zum Teil nur sehr spärliche Angaben machen. Interne Belege konnten daher in der Vergangenheit oft nicht zugeordnet werden. Mit BPM inspire konnten wir ausgefeilte Prozeduren realisieren, die auch auf Basis von sehr wenigen Angaben die entsprechenden internen Belege selektieren. Besonders komfortabel ist das durch die reibungslose Integration mit SAP: Liegt eine Gutschrift vor, so wird die entsprechende Belegnummer als Ausgleichsbeleg für den Belegausgleich im SAP-System registriert. Fertig, der Rest läuft vollautomatisch.”

Liegt für einen Lieferanten keine oder eine abweichende Gutschrift vor, wird die in Frage kommende Rechnung aus dem Archiv selektiert. Dem verantwortlichen Sachbearbeiter wird dann der komplette Vorgang zur weiteren Bearbeitung automatisch zur Verfügung gestellt, per Knopfdruck kann eine Anfrage per E-Mail an den Vertrieb gesendet werden. "Das hat viele Vorteile”, freut sich Stehrenberg. "Die Verkaufsniederlassung kann die zugeordneten Vorgänge per Mausklick öffnen und kommentieren, und bei ungerechtfertigten Belastungsanzeigen löst der Sachbearbeiter per Klick die Widerspruchskorrespondenz an den Kunden aus. Mit dieser Applikation sind wir nun in der Lage, bereits beim Eintreffen der Regulierungsbriefe nahezu alle Belastungsanzeigen geklärt zu haben und automatisch im SAP-System zu buchen. Unberechtigte Belastungsanzeigen lassen sich so größtenteils bereits im Vorfeld abwehren.”

Durch den neuen Workflow braucht Deutsche See für die Abwicklung der Rechnungen und Gutschriften deutlich weniger Zeit. Manuelle Eingaben und Abgleiche sind spürbar seltener geworden. Die größten Vorteile jedoch bemerkten die Mitarbeiter, die mit der neuen Rechnungsbearbeitungslösung arbeiten, unmittelbar. "Wir haben von vielen Anwendern eine positive Rückmeldung über die Handhabung und die Erleichterung im Tagesgeschäft erhalten. Wir sparen bei der Rechnungserfassung und -prüfung 70 Prozent der Zeit und haben gleichzeitig eine viel bessere Datenqualität. Zusätzlich konnten wir bei unseren Kunden und Lieferanten durch die schnellere und weniger fehlerbehaftete Abwicklung punkten.

Mehr Informationen zur Inspire Technologies finden Sie unter www.bpm-inspire.com.