Vollautomatische Dokumenten-Archivierung mit dem Office Manager Enterprise

[Softwarebüro Krekeler - 11.10.2012] Vollautomatische Dokumenten-Archivierung mit dem Office Manager Enterprise

Königs Wusterhausen - Die digitale Erfassung von Dokumenten ist mittlerweile fester Bestandteil in den Arbeitsprozessen vieler Unternehmen. Das Ziel ist meist die Archivierung dieser Belege in einem Dokumenten-Management-System (DMS), um deren schnelle Wiederauffindbarkeit und zentralen Abruf unternehmensweit zu gewährleisten. 'Studien und Erfahrungen zeigen, dass der Einsatz eines effizienten DMS viele Arbeitsprozesse beschleunigt, die Collaboration in den Unternehmen optimiert und Zeit spart', erklärt DMS-Experte Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.
Wer bei der DMS-Lösung allerdings an der falschen Stelle spart, für den gehen die Zeitersparnisse häufig schnell wieder verloren. Denn gerade bei der Belegerfassung trennt sich unter den auf dem Markt befindlichen Systemen die Spreu vom Weizen. 'Die Digitalisierung und Ablage papiergebundener Dokumente stellt im Zusammenhang mit dem Einsatz von DMS-Lösungen den größten Faktor in punkto Aufwand und Zeit dar. Daher sollten Unternehmen auf DMS-Lösungen zurückgreifen, die diesen Prozess weitgehend automatisieren. Nur so lassen sich die Vorteile eines effizienten Dokumenten-Managements auch tatsächlich vollumfänglich nutzen', so Harald Krekeler.
Er rät Unternehmen daher zum Einsatz des Office Manager Enterprise (www.officemanager.de). Die Enterprise-Edition der europaweit etablierten DMS-Lösung automatisiert die Erfassung und Katalogisierung von Dokumenten dank umfassender Auto Capture-Funktionen. Die entsprechenden Attribute - wie zum Beispiel Belegnummer, Datum, Kunde oder Kategorie - werden dabei zuverlässig aus dem Dokumenteninhalt ermittelt. Hierzu wird bei gescannten Dokumenten eine OCR-Texterkennung ausgeführt. Für die vollautomatische Archivierung von Dokumenten mit dem Office Manager Enterprise sind insbesondere ausgehende Belege, die vom eigenen Unternehmen erstellt werden, geeignet.
Grund: Sie werden häufig von der Warenwirtschafts-Software mit demselben Layout erstellt. So fällt es der DMS-Lösung leichter, anhand fest vorgegebener Positionen die für die Ablage in das elektronische Archiv relevanten Informationen aufzufinden. 'Der Office Manager wird zudem in die Lage versetzt, zu erkennen, ob es sich bei einem Beleg beispielsweise um einen Lieferschein oder eine Rechnung handelt', führt der DMS-Experte weiter aus. Office Manager Enterprise geht sogar einen Schritt weiter: Die Lösung prüft das Warenwirtschaftssystem regelmäßig auf neue Belege und importiert diese dann vollautomatisch in das Archiv, was die Katalogisierung und Erfassung des Textes für die Volltextsuche mit einschließt. Auf Wunsch werden Belege auch gleich ausgedruckt oder aber per E-Mail versandt.
Darüber hinaus bietet die Enterprise-Edition erweiterte Funktionen für den professionellen Einsatz im Unternehmensnetzwerk. So ist eine Speicherung der mit der DMS-Lösung erstellten Dokumenten-Archive auf SQL-Datenbankservern möglich. Ebenfalls bestehen Funktionen zur Optimierung großer Datenbestände sowie zur Umsetzung erweiterter Sicherheitsmechanismen.
Weitere Informationen unter www.officemanager.de

Über das Softwarebüro Krekeler
Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware 'Office Manager" vorgestellt.
Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.
Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige 'Office Manager', ist inzwischen auch als leistungsfähige Version 'Office Manager Enterprise' für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.