Tagging statt Hierarchie: Office Manager als Pionier unter den Dokumenten-Management-Systemen

[Softwarebüro Krekeler - 24.01.2013] Tagging statt Hierarchie: Office Manager als Pionier unter den Dokumenten-Management-Systemen

Das Tagging hat seit dem Web 2.0 Hochkonjunktur. Auch bei Business-Anwendungen zählt die Verknüpfung von bestimmten Vorgängen, Prozessen und Inhalten mit passenden Schlagworten mittlerweile als modernes Funktionsmerkmal. Das gilt insbesondere für den Bereich des Dokumenten-Managements. Eine Vorreiterrolle unter den DMS-Lösungen kommt dabei dem Office Manager zu, der bereits seit 1997 - und damit noch vor dem Web 2.0 - das Tagging unterstützt.
Gemäß des modernen Leitsatzes 'Tagging statt Hierarchie' verzichtet das europaweit etablierte Dokumenten-Management-System aus dem Hause Softwarebüro Krekeler seit nunmehr über 15 Jahren auf Ordnerstrukturen. Stattdessen werden alle mit dem Office Manager erfassten und archivierten Dokumente mehreren Tags zugeordnet. 'Dadurch kann ein Dokument gleichzeitig mit einem Projekt, einer Kategorie, einem Kunden oder weiteren Attributen verknüpft werden, was dessen Wiederauffindbarkeit beschleunigt und die Anwendung besonders praxistauglich macht', erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.
Das Tagging ist damit ein wesentliches Schlüsselelement des Systems. Selbst andere datenbankgestützte DMS-Lösungen orientieren sich mittlerweile an dem Verfahren, das der Office Manager im DMS-Bereich etabliert hat. 'Um wildes Tagging zu vermeiden, erfolgt dieses beim Office Manager - im Gegensatz zum Social Tagging - deutlich geordneter. Durch festgelegte 'Tag-Kategorien' wie Projekt, Kunde oder Buchungsjahr wird dem Nutzer eine deutlich präzisere Abfrage in den Dokumenten-Archiven ermöglicht', verweist Harald Krekeler auf einen wesentlichen Unterschied zum Web 2.0, der den besonderen Anforderungen von Unternehmen an DMS-Lösungen geschuldet ist.
Das Tagging als Vereinfachung des kognitiven Prozesses der Kategorisierung von Inhalten löst das Problem der Verzeichnisstrukturen. In Letzteren muss ein Dokument oder Beleg nämlich stets einem Eltern-Element zugeordnet sein. Ist dies nicht spezifisch genug, müssen für die Zuordnung weitere Kind-Elemente geschaffen werden. Im Ergebnis entstehen häufig unübersichtliche Hierarchien, die einem stark verästelten Baum ähneln. Sich in diese einzuarbeiten, ist für Dritte, die ebenfalls mit den Hierarchien arbeiten sollen, nur unter großen Zeitaufwand möglich. 'Gerade in Unternehmen, in denen in der Regel mehrere Mitarbeiter mit einem Dokumenten-Management-System arbeiten, ist das Tagging demnach weitaus effizienter', so der Office Manager-Entwickler.
Weitere Informationen unter www.officemanager.de
Über das Softwarebüro Krekeler
Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware 'Office Manager" vorgestellt.
Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.
Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige 'Office Manager', ist inzwischen auch als leistungsfähige Version 'Office Manager Enterprise' für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

Softwarebüro Krekeler
Lösungen für Dokumentenmanagement
Friedrich-Engels-Str. 45
D-15712 Königs Wusterhausen
PresseDesk
Tel: 030 / 530 47 73 - 0
E-Mail: softwarebuero-krekeler@pressedesk.de