UIMC weist auf Datenschutzmängel bei Hauspostsystem hin
- Pressemitteilung der Firma UIMC, 01.03.2011
Pressemitteilung vom: 01.03.2011 von der Firma UIMC aus Wuppertal
Kurzfassung: UIMC weist auf Datenschutzmängel bei Hauspostsystem hin Der Post- bzw. Dokumentenverkehr innerhalb größerer und dezentraler Systeme ist aus daten-schutzrechtlicher Sicht häufig problematisch und nicht datenschutzgesetzkonform gelöst. Die ...
[UIMC - 01.03.2011] UIMC weist auf Datenschutzmängel bei Hauspostsystem hin
Der Post- bzw. Dokumentenverkehr innerhalb größerer und dezentraler Systeme ist aus daten-schutzrechtlicher Sicht häufig problematisch und nicht datenschutzgesetzkonform gelöst.
Die UIMC gibt aus ihren Erfahrungen in Behörden und anderen Großinstitutionen einige Tipps, die zur Verbesserung beitragen sollen, wenn auch die konkrete Einzellösung häufig komplexer ist. Folgende Regeln sollten aber als Minimalregeln beachtet werden:
1. Die Mitarbeiter müssen über die gesetzlichen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten informiert sein. Hierbei ist zu beachten, dass es gem. Gesetz zwei Schutzstufen gibt. Es ist die Pflicht des DSB, entsprechende Unterrichtungen vorzunehmen.
2. Es sollten schriftliche Regelungen über den Umgang mit Postinhalten, besonders bezüglich der Hauspost bestehen. Hierin ist vorzusehen, dass Post mit personenbezogenen Inhalten grundsätzlich in verschlossenen Umschlägen oder anderen Transportbehältern weitergegeben werden dürfen.
3. Die Postverteilungsfächer sollten grundsätzlich nicht offen zugänglich und ohne Kontrollmöglichkeiten sein, es sei denn, es handelt sich um verschließbare Postfächer.
Nach Auffassung der UIMC ist das Problem der Postverteilung bei strenger Auslegung der gesetzlichen Anforderungen sehr aufwendig, in vielen Fällen kaum praktikabel und hinsichtlich des Aufwands auch unverhältnismäßig. Andererseits werden innerhalb einer Institution sehr viele Dokumente hin- und hergeschickt, die personenbezogene Daten enthalten. Daher ist ein praktikabler Weg zu finden, der handhabbar ist und gleichzeitig vertrauliche Daten und/oder personenbezogene Daten vor unbefugter Kenntnisnahme schützt. Aber es gilt auch, diejenigen vor dem Vorwurf der unberechtigten Kenntnisnahme zu schützen, die solche Dokumente innerhalb des Hauses bzw. zwischen den Standorten transportieren, sowie generell zu verhindern dass auch Dritten eine leichte Kenntnisnahme personenbezogener Daten ermöglicht wird.
Bei konkreten Fragen zu der Hauspostproblematik sowie weiteren Fragen zum Leistungsprogramm der UIMC besuchen Sie uns auf unserer Homepage unter www.uimc.de
Pressekontakt
UIMC Dr. Voßbein GmbH
Co KG
Prof. Dr. Reinhard Voßbein
Nützenberger Straße 119
42115 Wuppertal
Tel.: 0202 / 265 74 - 0
Fax: 0202 / 265 74 - 19
E-Mail: consultants@uimc.de
Internet: www.uimc.de
Der Post- bzw. Dokumentenverkehr innerhalb größerer und dezentraler Systeme ist aus daten-schutzrechtlicher Sicht häufig problematisch und nicht datenschutzgesetzkonform gelöst.
Die UIMC gibt aus ihren Erfahrungen in Behörden und anderen Großinstitutionen einige Tipps, die zur Verbesserung beitragen sollen, wenn auch die konkrete Einzellösung häufig komplexer ist. Folgende Regeln sollten aber als Minimalregeln beachtet werden:
1. Die Mitarbeiter müssen über die gesetzlichen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten informiert sein. Hierbei ist zu beachten, dass es gem. Gesetz zwei Schutzstufen gibt. Es ist die Pflicht des DSB, entsprechende Unterrichtungen vorzunehmen.
2. Es sollten schriftliche Regelungen über den Umgang mit Postinhalten, besonders bezüglich der Hauspost bestehen. Hierin ist vorzusehen, dass Post mit personenbezogenen Inhalten grundsätzlich in verschlossenen Umschlägen oder anderen Transportbehältern weitergegeben werden dürfen.
3. Die Postverteilungsfächer sollten grundsätzlich nicht offen zugänglich und ohne Kontrollmöglichkeiten sein, es sei denn, es handelt sich um verschließbare Postfächer.
Nach Auffassung der UIMC ist das Problem der Postverteilung bei strenger Auslegung der gesetzlichen Anforderungen sehr aufwendig, in vielen Fällen kaum praktikabel und hinsichtlich des Aufwands auch unverhältnismäßig. Andererseits werden innerhalb einer Institution sehr viele Dokumente hin- und hergeschickt, die personenbezogene Daten enthalten. Daher ist ein praktikabler Weg zu finden, der handhabbar ist und gleichzeitig vertrauliche Daten und/oder personenbezogene Daten vor unbefugter Kenntnisnahme schützt. Aber es gilt auch, diejenigen vor dem Vorwurf der unberechtigten Kenntnisnahme zu schützen, die solche Dokumente innerhalb des Hauses bzw. zwischen den Standorten transportieren, sowie generell zu verhindern dass auch Dritten eine leichte Kenntnisnahme personenbezogener Daten ermöglicht wird.
Bei konkreten Fragen zu der Hauspostproblematik sowie weiteren Fragen zum Leistungsprogramm der UIMC besuchen Sie uns auf unserer Homepage unter www.uimc.de
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UIMC Dr. Voßbein GmbH
Co KG
Prof. Dr. Reinhard Voßbein
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Fax: 0202 / 265 74 - 19
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Über UIMC:
Die UIMC DR. VOSSBEIN GmbH & Co KG, gegründet 1997, hat die damals seit über 10 Jahren laufenden Beratungsgeschäfte der Partner und Gesellschafter Dr. Reinhard Voßbein, Professor für Wirtschaftsinformatik und Dr. Jörn Voßbein in einer Beratungsgesellschaft vereint. Seit 1999 ist Dr. Heiko Haaz, der schwerpunktmäßig den Datenschutz betreut, als dritter Partner zur UIMC gestoßen.
Kerngebiete ihrer Arbeit sind die IT-Sicherheit und der Datenschutz. Sie kann beachtliche Referenzen von Institutionen aus einer Vielzahl von Wirtschaftszweigen sowie Behörden aufweisen und hat eine umfangreiche Projekt- und Betreuungserfahrung, auch international. Felder, auf denen ihre Erfahrungen branchenführend sind.
Ihr Leistungsspektrum/Produktprogramm unterscheidet sich von dem anderer Beratungsunternehmen: Sie setzt ein toolgestütztes Analyse- und Konzeptionierungssystem mit einer wissensbasierten Expertensystem-Komponente in Form einer Shell ein, das ständig ausgebaut und ergänzt wird. Dieses ermöglicht die rationelle und kostengünstige Analyse betriebswirtschaftlicher sowie IT-sicherheits- und datenschutzspezifischer Kern- und Teilgebiete sowie die Berichterstattung und Konzeptionserstellung, womit Rationalisierungs- und Effizienzvorteile für ihre Kunden generiert werden. Im Verlaufe der Zeit wurden eine Vielzahl von individuellen Füllungen für diese Shell erarbeitet und in diese eingebracht.
Firmenindividuelle Füllungen sind konzeptionell vorgesehen und auf der Basis der Struktur des Tools komplikationslos zu realisieren.
Sie führt Workshops, Schulungen sowie Fortbildungsmaßnahmen auf den Sektoren IT-Sicherheit und Datenschutz mit ihrer Marke UIMCollege auch als Inhouse-Veranstaltungen durch.
Firmenkontakt:
UIMC Dr. Voßbein GmbH & Co KG
Prof. Dr. Reinhard Voßbein
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42115 Wuppertal
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Fax: 0202 / 265 74 - 19
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Die UIMC DR. VOSSBEIN GmbH & Co KG, gegründet 1997, hat die damals seit über 10 Jahren laufenden Beratungsgeschäfte der Partner und Gesellschafter Dr. Reinhard Voßbein, Professor für Wirtschaftsinformatik und Dr. Jörn Voßbein in einer Beratungsgesellschaft vereint. Seit 1999 ist Dr. Heiko Haaz, der schwerpunktmäßig den Datenschutz betreut, als dritter Partner zur UIMC gestoßen.
Kerngebiete ihrer Arbeit sind die IT-Sicherheit und der Datenschutz. Sie kann beachtliche Referenzen von Institutionen aus einer Vielzahl von Wirtschaftszweigen sowie Behörden aufweisen und hat eine umfangreiche Projekt- und Betreuungserfahrung, auch international. Felder, auf denen ihre Erfahrungen branchenführend sind.
Ihr Leistungsspektrum/Produktprogramm unterscheidet sich von dem anderer Beratungsunternehmen: Sie setzt ein toolgestütztes Analyse- und Konzeptionierungssystem mit einer wissensbasierten Expertensystem-Komponente in Form einer Shell ein, das ständig ausgebaut und ergänzt wird. Dieses ermöglicht die rationelle und kostengünstige Analyse betriebswirtschaftlicher sowie IT-sicherheits- und datenschutzspezifischer Kern- und Teilgebiete sowie die Berichterstattung und Konzeptionserstellung, womit Rationalisierungs- und Effizienzvorteile für ihre Kunden generiert werden. Im Verlaufe der Zeit wurden eine Vielzahl von individuellen Füllungen für diese Shell erarbeitet und in diese eingebracht.
Firmenindividuelle Füllungen sind konzeptionell vorgesehen und auf der Basis der Struktur des Tools komplikationslos zu realisieren.
Sie führt Workshops, Schulungen sowie Fortbildungsmaßnahmen auf den Sektoren IT-Sicherheit und Datenschutz mit ihrer Marke UIMCollege auch als Inhouse-Veranstaltungen durch.
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