Neues Inventarisierungsverfahren entlastet Anlagenbuchhaltung

[Innoventure Business Consulting GmbH - 03.07.2013] Unternehmen und öffentliche Einrichtungen stehen vor der Herausforderung die Datenqualität nach Inventuren auf einem hohen Niveau zu halten. Oftmals existiert ein zeitlicher und räumlicher Abstand zwischen der Warenanlieferung und der Kennzeichnung sowie der Erfassung anlagepflichtiger Gegenstände in der Software der Anlagenbuchhaltung.

In einem herkömmlichen Verfahren werden Anlagenummern bzw. Barcodeetiketten von der Anlagenbuchhaltung auf dem Postweg an die Kennzeichnungsverantwortlichen (Hausmeister, Sekretariate) verschickt. Problematisch ist dabei, dass zu kennzeichnende Gegenstände sich oftmals schon im Einsatz befinden und daher schwer bzw. gar nicht aufzufinden sind. Als Folge daraus werden diese nicht gekennzeichnet. Außerdem können bei Sammelbestellungen Gegenstände verwechselt und falsche Nummern angebracht werden. Daraus resultiert ein erheblicher Mehraufwand bei anstehenden Inventuren.

Florian Ackermann, Presales Consultant bei der INNOVenture GmbH, erklärt: "Eine höhere Datenqualität ist erreichbar, indem die zeitliche und räumliche Diskrepanz von Warenanlieferung sowie Kennzeichnung und Dateneingabe der Anlagengegenstände überwunden wird. Hierzu hat die INNOVenture zwei neuartige Verfahren entwickelt, bei denen die Gegenstände sofort bei der Warenannahme mit Barcodes gekennzeichnet und erst anschließend an die Verwender weitergegeben werden. Der einzige Unterschied zwischen den Verfahren ist der Aufnahmeort der Grunddaten. Während beim ersten Verfahren die Grunddatenaufnahme wie bisher zentral in der Anlagenbuchhaltung erfolgt, ermöglicht das Zweite eine dezentrale Aufnahme der Grunddaten bereits bei der Anlieferung (z.B. Seriennummer, Hersteller etc.)." Die INNOVenture empfiehlt zur Kennzeichnung der Anlagengegenstände sogenannte Doppelbarcodes (jeweils zwei Etiketten mit identischen Barcodes). Siehe Abbildung.

Das erste Etikett wird dabei auf den zu inventarisierenden Gegenstand geklebt und das zweite auf dem beiliegenden Lieferschein an die Anlagenbuchhaltung geschickt. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Gegenstand gekennzeichnet wird.
Die Lösung arbeitet nicht nur mit Barcodeetiketten, sondern auch mit RFID-Tags und QR-Codes, die in Verbindung mit Bluetooth-Scannern und Smartphones sowie Tablets aufgenommen werden können. Dieses Verfahren ist bereits bei vielen deutschen Hochschulen im Einsatz.

Durch die von INNOVenture entwickelte Software INNOTask können Inventarisierungsdaten zudem an ein ERP-System (z.B. SAP, HIS, MACH etc.) übermittelt werden. Zusätzlich können neben der Barcodenummer auch weitergehende Spezifikationen wie Seriennummer, Sicherheitsprüfung, Instandhaltung, Kostenstelle, Mitarbeiter, Klassenzugehörigkeit etc. aufgenommen werden.
Die vorgestellte Lösung bietet mehrere Vorteile. Einerseits wird die Datenqualität auch nach Inventuren auf einem hohen Niveau gehalten. Andererseits entfällt das Suchen von Gegenständen und der Ablauf wird nutzerfreundlich vereinfacht und beschleunigt.

INNOTask ist dabei nicht nur für die Anlagenbuchhaltung konzipiert. Alle Abteilungen können ihre Daten einpflegen und warten. Durch diese Integration werden die Anlagengegenstände in kürzeren Intervallen körperlich erfasst, wodurch eine wichtige Voraussetzung für den Umstieg von einer Stichtagsinventur auf eine permanente Inventur erfüllt wird. Sie arbeiten unabhängig von Ort und Zeit mit den neusten Technologien des Mobile Computing und einer webbasierten Architektur. Mehrsprachigkeit und Mandantenfähigkeit werden ebenfalls unterstützt.

Besuchen Sie www.innoventure.de für weitere Informationen über diese umfassende Lösung für das Asset Management.