Office Manager DMS mit Live-Zugriff auf Kontakte aus CRM, Outlook Co.

[Softwarebüro Krekeler - 31.07.2013] Office Manager DMS mit Live-Zugriff auf Kontakte aus CRM, Outlook
Co.

Der Office Manager hat sich als originäre Lösung für digitales Dokumenten-Management etabliert. Das DMS rückt als solches die Effizienz in den Mittelpunkt und gibt Unternehmen dabei zugleich eine umfassende, Software-übergreifende Flexibilität an die Hand. So können mit dem Office Manager auch bestehende Kontakte aus Drittlösungen wie CRM-Systemen und Adressdatenbanken - darunter die Outlook- und Windows-Adressbücher - mit Dokumenten im DMS verknüpft werden.
Das realisiert der Office Manager (www.officemanager.de) dank eines Live-Zugriffs auf die in anderen Lösungen verwalteten Kontakte. Das spart Ressourcen und gewährleistet zugleich die Aktualität der verknüpften Kontaktinformationen. 'Ein großes Problem in vielen Unternehmen ist, dass ein und dieselben Daten in den unterschiedlichsten Lösungen auf dem aktuellsten Stand gehalten beziehungsweise gepflegt werden müssen', erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Zentrale Lösungen haben sich nicht etabliert. Kontakte werden somit häufig im CRM-System, der Fakturierungssoftware, dem E-Mail-Programm und vermutlich noch in einigen anderen Systemen erfasst. 'Ändert sich jedoch die Adresse eines Kontakts, dann muss diese in all diesen Datenbanken korrigiert werden. Genau hier setzen wir mit der Live-Verknüpfung von Kontakten im Office Manager an', so Harald Krekeler zu den Hintergründen.
Über Standard-Schnittstellen wie ODBC oder ADO greift die DMS-Lösung daher auf die Kontaktdaten in den etablierten Adressbuch-Lösungen zurück: Darunter die Outlook-Adressdatenbank und das klassische Windows-Adressbuch. Der Datenaustausch erfolgt dabei über Text- oder XML-Dateien. Die Live-Anbindung des Office Manager an diese Lösungen macht es möglich, dass Kontakte schon bei der Belegerfassung nicht nur mit Dokumenten verknüpft, sondern künftig auch automatisch aktualisiert werden, sollte eine Änderung in einem der digitalen Adressbücher erfolgen. Im Rahmen der automatischen Belegerkennung ist es dem Office Manager sogar möglich, in das DMS importierte E-Mails anhand der E-Mail-Adressen selbstständig bereits bekannten Kontakten zuzuordnen. 'Diese Art der Live-Verknüpfung ermöglicht dem Anwender beispielsweise, sich gezielt den Schriftverkehr mit einem bestimmten Kontakt oder aber alle Rechnungen des letzten Jahres für einen bestimmten Kunden darstellen zu lassen', hebt Harald Krekeler den konkreten, praktischen Nutzen hervor.
Weitere Informationen unter www.officemanager.de
Über das Softwarebüro Krekeler
Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware 'Office Manager" vorgestellt.
Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.
Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige 'Office Manager', ist inzwischen auch als leistungsfähige Version 'Office Manager Enterprise' für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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Lösungen für Dokumentenmanagement
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