Beethovens Neunte unterm Scanner

[neitzel communications - 01.08.2013] (ddp direct) Wer bislang dachte, professionelles Scannen sei langweilig, wird im Satz-Rechen-Zentrum (SRZ) Berlin eines Besseren belehrt. Der Geschäftsbereich Dokumentenmanagement löst für seine Kunden sämtliche Scan-Anforderungen. Ob Beethovens 9. Sinfonie, Mieter- und Kreditakten, Baupläne oder die tägliche Eingangspost: Kein Auftrag ist wie der andere.

„Wir suchen die komplexen Aufträge und machen, was der Kunde braucht“, bringt Markus Wenig seine Strategie für die Scandienste des SRZ auf den Punkt. Der Wirtschaftsingenieur, der den Bereich Dokumentenmanagement verantwortet, sieht die „kundenzentrierten Lösungen des SRZ“, wie er sie nennt, als Schlüssel zum Erfolg. „Wir sind zu klein, um mit großen Digitalisierungsdienstleistern mitzuhalten. Das heißt, wir brauchen die Nische, wo wir schnell, flexibel und wendig sein müssen“. Wenig hat die Nische gefunden und belegt.

180 Millionen Patentschriften digitalisiert
Begonnen hat alles 1987. Im Auftrag des Europäischen Patentamts (EPA) scannte das SRZ in einem Zeitraum von 10 Jahren 180 Millionen Seiten Patentschriften. Projekte mit einem solch großen Dokumentenvolumen sind heute aber eher selten. „Die Aufträge werden kleiner, individueller und vor allem anspruchsvoller“, erklärt Markus Wenig.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat das SRZ über die Jahre hinaus die räumliche Kapazität und die technische Ausstattung kontinuierlich erweitert und modernisiert. Die Produktionsräume erstrecken sich auf über 200 qm Fläche, im zugangsgesicherten Keller ist Platz für mehrere Millionen Blatt Papier.

In Stoßzeiten wird bis zu 15 Stunden pro Tag im Zwei-Schicht-Betrieb an den High-Tech Scannern gearbeitet. Damit ist das SRZ in der Lage, eine Million Blatt pro Woche elektronisch zu erfassen und zu verarbeiten.

Guten Chancen für Seiteneinsteiger
Während früher die Leistungsfähigkeit der Scantechnik das begrenzende Element gewesen sei, ist nach den Angaben von Markus Wenig dies heutzutage kein Thema mehr. Er vergleicht: „Für die Digitalisierung der 180 Millionen Seiten Patentschriften würden wir heute nur noch ein Jahr benötigen“.

Beim SRZ haben auch Seiteneinsteiger gute Chancen auf einen Arbeitsplatz, denn eine Lehre oder Fachausbildung gibt es nicht. Markus Wenig sucht daher seine Mitarbeiter deshalb in erster Linie nach Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft aus. Jeder Mitarbeiter muss zwei bis drei Projektaufgaben beherrschen, damit er bei Bedarf flexibel eingesetzt werden kann. Regelmäßige Weiterqualifizierungen finden anhand konkreter Projekte statt.

Beethovens Neunte unterm Scanner
Mit seinem vorhandenen Maschinenpark und dem Mitarbeiter-Know-how sieht sich Markus Wenig jeder Anforderung gewachsen: „So breit wie das SRZ ist kaum ein anderer Dienstleister aufgestellt“. Scans können bis zur Größe A0 angefertigt werden. Das größte bisher verarbeitete Originaldokument war ein Bauplan, 1,30 Meter lang und 4 Meter breit. Im Format DIN A8 nicht viel größer als eine Briefmarke waren Fahrausweise der Berliner Verkehrsbetriebe die bisher kleinsten Vorlagen.

Die Originalvorlagen variieren aber nicht nur in der Größe. Der Präzisions-Aufsichtsscanner in der Dunkelkammer des SRZ hat auch schon tibetische Gebetsschals und Beethovens 9. Sinfonie behutsam für ihr zweites Leben in der Digitalwelt abgelichtet.

Massendigitalisierung als Tagesgeschäft
Die exotischen Aufträge sind aber nur ein kleiner Teil des Gesamtgeschäfts. Die SRZ-Scandienstleistungen stehen auf drei Standbeinen. Privatkunden werden in der Abteilung Scan2Go in den Räumen des SRZ bedient. Das zweite Standbein ist die elektronische Erfassung von umfangreichen Akten- und Katalogbeständen. Strategisch wichtig für die Zukunft ist der dritte Geschäftsbereich, regelmäßig durchzuführende Auftragsarbeiten. Besonders gefragt ist das tagesaktuelle Scannen der Eingangspost. Markus Wenig nennt als aktuelles Beispiel die GSW Immobilien AG, für die das SRZ alle eingehenden Papier-Rechnungen elektronisch erfasst.

„Automatisierung ist ein Kernpunkt für den Erfolg unseres Geschäftes. Nur wenn wir die Effizienz der Unternehmensabläufe durch Automatisierung verbessern, können wir mit unseren Angeboten langfristig bestehen“, ist Markus Wenig überzeugt.

Effizienzgewinn durch Digitalisierung
Für die Zukunft ist Markus Wenig positiv gestimmt. Er nennt als Beispiel für seinen Optimismus eine Immobilienfirma, für die das SRZ rund 47.000 Ordner mit 4,5 Millionen Seiten an Mieterakten eingescannt hat und seither permanent alle laufenden Vorgänge tagesaktuell verarbeitet. Auf diese Weise stehen die Unterlagen allen Mitarbeitern der Immobilienfirma direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung und auch autorisierte Outsourcing-Dienstleister können darauf zugreifen. Nun werden alle Anrufe von einem Call Center zentral angenommen, bearbeitet und bei Bedarf an die Spezialisten im Unternehmen weitergeleitet. „Das ist der Punkt: das ist Effizienzgewinn durch Digitalisierung“.

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