bpi solutions implementiert Archivierungslösung dg hyparchive bei Niehoff Sitzmöbel

[Deutsche Marketing Consulting - 16.08.2013] (NL/1161474782) Niehoff Sitzmöbel hat sich für die Einführung der Dokumenten Management und Archivierungslösung dg hyparchive sowie die E-Mailarchivierung dg mail entschieden. Das Unternehmen bezieht jetzt die vollständige Archivierung in das Informationsmanagement ein.

Das im Jahr 1978 von Theo und Gerda Niehoff im westfälischen Warendorf gegründete Unternehmen, blickt auf über 30 Jahre Erfahrung zurück. Mit einer breiten Kollektion im Bereich Speisezimmermöbel bietet die Niehoff-Unternehmensgruppe mit ca. 400 Mitarbeitern dem Möbelhandel eine große Auswahl an verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten diverser Hölzer und Metalle mit verschiedenen Bezugsstoffen. Jährlich werden ca. 400.000 Stühle an den Möbelhandel ausgeliefert. Hinzu kommen Tische und Kastenmöbel. Seit Gründung der Niehoff-Sitzmöbel GmbH wurde kontinuierlich die Expansion des Unternehmens vorangetrieben. Ein großer Teil der angebotenen Möbel wird in drei eigenen Betrieben in Deutschland (Nähe Münster) und Tschechien (Niehoff-Nabytek k.s., Nähe Pilsen) hergestellt.

Getrieben von Compliance-Anforderungen müssen immer mehr Geschäftsprozesse in Unternehmen langzeitarchiviert werden. Um diese Aufgabe zu lösen ist eine einheitliche, übergreifende Infrastruktur gefordert. Die Ziele des Projektes bei Niehoff Sitzmöbel sind klar definiert: Einführung der elektronischen Archiv , DMS- und E-Maillösung aus dem Hause dataglobal, schnelle Implementierungszeit und Anbindung an die bestehende SAP-Lösung.

Niehoff Sitzmöbel löst die bisherige papierbasierte Ablage durch dg hyparchive ab. Die Digitalisierung sämtlicher Dokumente und Vertragsunterlagen beschleunigt die Abläufe spürbar. Die Inhalte werden verschlagwortet und die Dokumente auf revisionssicheren Speichermedien archiviert. Für Niehoff Sitzmöbel bedeutet die neue Archiv- und DMS-Lösung: Alle benötigten Dokumente sind in einem einheitlichen System geordnet und die revisionssichere Anlage ist gewährleistet. Gleichzeitig steigert das Unternehmen durch die Einführung des elektronischen Archivs die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter durch den sofortigen Zugriff auf alle Informationen in den Unternehmensbereichen. Gleiches gilt für die E-Mailarchivierung mit MS Exchange. Das breite Spektrum an E-Mail- und Dokumenten-Management-Funktionen, die vordefinierten E-Mail-Archivierungs-Policies sowie das unkomplizierte Archivierungskonzept sorgen für eine bedienerfreundliche Handhabung bei allen Abläufen im Tagesgeschäft. Sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden E-Mails und deren Anhänge werden zukünftig bei Niehoff Sitzmöbel sicher gespeichert und mit Hilfe regelbasierender Kriterien reversionssicher archiviert.

Niehoff Sitzmöbel wird mit dem Einsatz der Archivierungslösung sowohl den rechtlichen als auch den organisatorischen Anforderungen gerecht, optimiert die Geschäftsprozesse, reduziert die Kosten und schafft gleichzeitig mehr Transparenz im Unternehmen.