Was ist eine Gelangensbestätigung?

[TIA innovations GmbH - 28.08.2013] (NL/1266656809) Vom 1. Oktober 2013 an gelten in Deutschland neue gesetzliche Vorschriften für Unternehmen. Mit der sogenannten Gelangensbestätigung müssen Lieferanten ab diesem Stichtag nachweisen, dass die gelieferte Ware tatsächlich beim Empfänger im europäischen Ausland angekommen ist. Erst damit ist die umsatzsteuerfreie Lieferung möglich. Kann die Gelangensbestätigung nicht vorgelegt werden, kann die Finanzbehörde die Umsatzsteuer beim Absender nachfordern, ein Steuerrisiko von 19% des Sendungswertes.

Böbingen, 28.08.2013: Durch diese neue Vorschrift entsteht für Unternehmen ein erheblicher Mehraufwand. Um diesen zu minimieren, hat die TIA in enger Zusammenarbeit mit der AOB GmbH aus Soest die Software Z-GBS entwickelt, so Gerhard Stirner, Geschäftsführer der TIA innovations GmbH mit Sitz in Böbingen. Mit dieser Software wird die Gelangensbestätigung auf Basis von Daten aus Vorsystemen (z.B. aus dem Versandsystem) oder mit manuell erfassten Daten erstellt. Plausibilitätsprüfungen und eine Prüfung auf die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers sichern die Erstellung der Gelangensbestätigung ab. Die Gelangensbestätigung wird dann entweder als Papier der Sendung beigelegt oder als eMail oder Link zu einer Bestätigungsseite an den Empfänger geschickt. Selbstverständlich wird die Gelangensbestätigung in der Landessprache des Empfängers erstellt.
Je nach gewähltem Weg für die Gelangensbestätigung kommt diese in der Regel elektronisch per Mail oder als Papier zurück. Um diese Bestätigungen einfach einzupflegen, wird jede Gelangensbestätigung auf Papier mit einem Barcode versehen, der Satus der Gelangensbestätigung auf erhalten setzt. Elektronisch eingehende Gelangensbestätigungen werden automatisch im System verarbeitet und der Status entsprechend gesetzt.
Kommen Gelangensbestätigungen nicht in einem vorgebbaren Zeitfenster zurück, dann sorgt ein Mahnwesen für die wiederholte Anforderung der Gelangensbestätigung. Eine übersichtliche Maske zeigt dem Anwender anhand einer Ampel, welche Gelangensbestätigungen noch offen sind.
Bei Sendungen, die über Kurierdienste, Expressdienste oder Paketdienste (KEP-Dienstleister) verschickt werden, genügt die elektronische Empfangsbestätigung des Dienstleisters als Gelangensbestätigung. Diese Information wird jedoch vom KEP-Dienstleister nur für einen relativ kurzen Zeitpunkt vorgehalten. Daher liest Z-GBS diese sogenannten Trackingdaten automatisch vom KEP-Dienstleister ein und setzt den Status der Sendung entsprechend der Empfangsbestätigung auf erhalten. Gleichzeitig werden die Trackingdaten archiviert, so dass diese unabhängig vom KEP-Dienstleister auch noch nach 3 oder mehr Jahren als Beleg der umsatzsteuerfreien Lieferung zur Verfügung stehen.
Die Software Z-GBS kann als Inhouse-Version sowie als Rechenzentrumslösung genutzt werden. Das Rechenzentrum der TIA hostet heute bereits die TIA Zoll-Software für rund 1.200 Anwender. Über Webservices und Schnittstellen (sowohl csv als auch XML) ist die Anbindung an sowie eine Integration in bestehende Software beim Anwender einfach möglich. Die TIA bietet dazu umfangreiche Unterstützung an.
Eine Erleichterung für Unternehmen, welche die Gelangensbestätigung nicht selbst erstellen oder bearbeiten möchten bietet der Partner der TIA, die AOB GmbH an. Unser Partner AOB übernimmt den gesamten Prozess der Erstellung der Gelangensbestätigung, der Überwachung und er Pflege der Stati in Dienstleistung an, so Stirner abschließend.