Die Aufgaben der Verwaltung innerhalb der Euro-Finanz-Service AG

[EFS Euro-Finanz-Service Vermittlungs AG - 27.09.2013] Von hier aus wird der gesamte bürokratische Apparat des Unternehmens gesteuert - europaweit. Selbstverständlich gibt es eine weitere Verwaltung in Österreich, und in allen Außenbüros sind Sekretärinnen und Assistenten beschäftigt, doch welch immenser Arbeitsaufwand außerhalb des Vertriebes und für den Vertrieb geleistet wird, erkennt man erst, wenn man hinter die Kulissen schaut. Auch für jeden Berater oder Verkäufer kann ein Blick ins Backoffice seines Unternehmens eine ganz neue Perspektive bieten. Dass Verwalter keine Vertriebler geworden sind und Vertriebler keine Verwalter, hat schon seinen Grund. Dass beide Parteien jedoch eine Synthese darstellen (müssen), ist in jedem noch so kleinen Betrieb offensichtlich: Die phantastischsten Produkte kämen nie auf den Markt nie zum Kunden ohne Vertrieb - und jeder noch so grandiose Außendienst würde verzweifeln, gäbe es nicht Mitarbeiter, die Anträge und Aufträge bearbeiteten, verwalteten, archivierten und kontrollierten. Innerhalb der Euro-Finanz-Service AG ist im Laufe der Jahre aus der nackten Synthese dieser beiden Unternehmensbereiche eine Synergie entstanden.

Als die EFS AG am 1.Oktober 1996 aus der Taufe gehoben wurde, gab es außer 77 Vertrieblern noch den Vorstand und fünf Verwaltungsmitarbeiter; heute sind es 33. Neben dem Vorstand und dem Vorstandssekretariat besteht die Hauptverwaltung aus insgesamt 7 Abteilungen. Dem Vorstand obliegt selbstverständlich die Führung des gesamten Unternehmens; an erster Stelle sei hier die Auswahl der Kooperationspartner und der einzelnen Produkte genannt. An zweiter Stelle folgt die Prüfung von Personaleinstellungen sowohl im Innen- als auch im Außendienst und die Beförderung hauptberuflicher Führungskräfte. Der Vorstand plant sämtliche Veranstaltungen wie Jahresauftaktgala, Karrierewochenenden, Direktorentagungen, das Sommerfest und Incentivereisen - und führt sie verantwortlich durch. Er ist Ratgeber der Vertriebsveranstaltungen in den jeweiligen Außenbüros und wirkt -wenn möglich- immer als Referent mit. Schließlich zeichnet der Vorstand für die Entwicklung aller Schulungsunterlagen verantwortlich. Hier arbeitet er sehr eng mit der Marketingabteilung zusammen, deren Hauptaufgabe die Erstellung der Druckstücke ist: gesetzlich notwendige und Marketingunterlagen. Ein weiterer großer Aufgabenbereich ist die Materialverwaltung in Zusammenarbeit mit der Druckerei für Vermittlermaterial wie Visitenkarten, Briefpapier, Blöcke usw. Die Personalabteilung beschäftigt sich -wie der Name schon sagt- mit den Menschen, die die Euro-Finanz-Service AG ausmachen. Neue Vermittler werden unter Einhaltung der Strukturzugehörigkeit angelegt, die erforderlichen Unterlagen wie Führungszeugnis, AVAD, Schufa und -je nach Titel- Gewerbeerlaubnis nach §34d oder §34f werden geprüft, und die entsprechenden Registrierungen und der dazugehörigen VSH im Sinne der EU-Vermittlerrichtlinien werden ebenfalls geprüft und gepflegt. Selbstverständlich werden in der Personalabteilung alle relevanten Veränderungen im Status eines Mitarbeiters (Beförderungen, Auszeichnungen, unternehmensrelevante Daten) über die komplette Historie archiviert.

In der Antrags- und Bestandsabteilung werden alle Originalanträge auf Vollständigkeit geprüft; zusätzlich ist bei der EDV-Erfassung eine weitere automatische Prüfung hinterlegt. Nach der Erfassung erfolgen Archivierung durch Scannen und Weiterleitung an den jeweiligen Produktpartner. Im Grunde kann festgehalten werden, dass in dieser Abteilung der komplette Vertragsverlauf vom Antrag bis zum Vertragsablauf erfasst wird. Alle Informationen, die den Vertrag betreffen -also auch alle Veränderungen- werden dokumentiert und unmittelbar an den Vermittler weitergeleitet, so dass diesem alle wichtigen Informationen zeitnah vorliegen.

Die Provisionsabteilung hat als Aufgabe die Tarifanlage mit der entsprechenden Formel-erstellung für die Einheitenberechnung, nach der die Vertriebsmitarbeiter entlohnt werden. Die Tarife müssen gepflegt werden und eine Provisionsliste muss erstellt und ebenfalls verwaltet werden. Die Abteilung ist zuständig für das Prüfen und Verteilen aller Provisionen sämtlicher Kooperationspartner: Hier seien Abschluss-, Dynamik- und Bestandsprovision genauso genannt wie die sich durch Beförderungen ständig ändernde Leitungsvergütung. Die Buchhaltung prüft, kontiert und verbucht alle Belege, die die Hauptverwaltung betreffen - hierzu gehören auch alle Vermittlerabrechnungen und Gehälter der Innendienstmitarbeiter. Hier werden betriebswirtschaftliche Analysen erstellt und alle Rechnungen für zum Beispiel kostenpflichtiges Material.

In der Rechtsabteilung werden alle gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Mitarbeiter-verträge und im Umgang mit Kunden umgesetzt. Die IT-Abteilung stellt Hardware und Software für alle Verwaltungsmitarbeiter bereit. Sie ist zuständig für Datensicherung und Serverpflege in allen Ländern. Sie richtet ein und pflegt die E-Mailadressen sämtlicher Innendienst- als auch Außendienstmitarbeitern. Die IT-Abteilung baut das Web-Vermittlerportal auf und pflegt es. Hier werden statistische Abfragen sowohl für Vermittler als auch für das Verwaltungscontrolling durchgeführt. Wichtig ist zudem die Pflege und Veränderung des EFS-Verwaltungssystems in Bezug auf wachsende Anforderungen in Zusammenarbeit mit Programmierern.

Auch innerhalb der Hauptverwaltung der Euro-Finanz-Service AG ist deutlich zu konstatieren, wie schnelllebig die Zeit ist, in der wir leben. Wie sich der Vertrieb den sich doch ständig ändernden Gegebenheiten -gesetzlicher wie sozial-kultureller Natur- anpassen muss, sind auch in der Verwaltung Flexibilität und Innovationskraft gefragter denn je.

Durch die enge Zusammenarbeit von Vorstand, Vertrieb und Verwaltung sind die Wege kurz und die Hierarchien flach geblieben. Schnelles Reagieren sind sowohl vertriebs- als auch verwaltungstechnisch elementar. Für ein Unternehmen kann es nichts Besseres geben, eine vertriebsorientierte Verwaltung zu besitzen - die Euro-Finanz-Service AG kann sich glücklich schätzen, über einen solchen Innendienst zu verfügen.

Weitere Informationen über die Euro-Finanz-Service AG finden Sie auf der Webseite der EFS AG und auf:

de.slideshare.net/euro-finanz-service

und

www.scoop.it/t/euro-finanz-service