Mit den Rechnungen anfangen: So starten mittelständische Unternehmen erfolgreich ins Business Process Management

[Inspire Technologies GmbH - 29.09.2013] Laut einer aktuellen Studie der Software Initiative Deutschland (SID) entsteht Firmen Jahr um Jahr ein Schaden von fünf Milliarden Euro aufgrund mangelhafter Geschäftsprozesse. Für fast 70 Prozent der von Pierre Audoin Consultants (PAC) in einer Erhebung befragten Unternehmen gehört daher BPM zu den wichtigsten Themen auf ihrer Agenda. Mithilfe von BPM-Software möchten sie effizienter und krisensicherer werden, Prozesse transparenter gestalten sowie das Maß an Standardisierungen heben. Damit dies gelingt, sollten sie auf eine für sie passende Technologie achten. So ist beispielsweise auf dem Gebiet der Rechnungsverarbeitung ein einfacher Eintritt in die BPM-Welt möglich. Schritt für Schritt lässt sich das Geschäftsprozessmanagement dann auf weitere Unternehmensbereiche und -aufgaben ausdehnen.

Die Lösungsvorlage für die Suite BPM inspire ermöglicht die Nutzung von Standard Notation wie Unified Modeling Language (UML) und Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. IT-ler erhalten hierdurch Symbole an die Hand, mit denen sich Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren lassen. Der Vorteil ist eine problemlose Anpassung an Branchen- und Firmenanforderungen ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Unternehmen profitieren von übergreifenden Prozessen unter einem Dach, sie müssen nicht länger auf isolierte und ungleiche Insellösungen zurückgreifen. Zugleich stimmt sich das Framework des Templates auf die verschiedenen Endgeräte ab. Dies vereinfacht beispielsweise Arbeitsprozesse für Tablet-Anwender oder Buchhalter, die mit zwei Bildschirmen arbeiten. Damit nicht genug: Mithilfe der Vorlage lassen sich problemlos weitere Prozesse wie das Vertragsmanagement mit der Rechnungsverarbeitung verknüpfen. Mitarbeiter können so in Rechnungen auch dazugehörige Vertragsdaten einsehen. Darüber hinaus bietet die Template-Bibliothek von Inspire zusätzlich eine umfangreiche und funktionsstarke Anwendung für das Customer Relationship Management (CRM). Sie ermöglicht es - je nach Einstellung - auch dem Vertrieb einzusehen, welche Rechnungen bei welchem Kunden beispielsweise noch offen sind oder welche Verträge demnächst auslaufen. Diese Verzahnung steigert nicht nur die Wirkung von Arbeitsabläufen. Sie reduziert zudem die Fehleranfälligkeit und erhöht die Transparenz.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist ein Beispiel für die Rationalisierung eines wichtigen Geschäftsprozesses im Rahmen des Business Process Managements. Von der Belegerfassung über die papierlose Verteilung und die Buchung relevanter Rechnungsdaten bis hin zur Zahlungsfreigabe: Inspire bietet seinen Kunden ein modulares System, das Capturing, Workflow und Archivierung zusammenführt und optimiert. Sowohl Papierdokumente als auch digitale Rechnungen lassen sich automatisiert verarbeiten. Alle relevanten Daten werden nach dem Scannen mit den Bestelldaten im ERP-System verglichen und geprüft. Zudem lassen sich verschiedene Standorte und Systeme wie ERP, ECM oder CRM anbinden. Benachrichtigungen über neue Aufgaben finden via E-Mail oder über ein Prozessportal statt. Jedes Unternehmen legt dabei individuell fest, wie Rechnungen beispielsweise weitergeleitet, freigegeben oder archiviert werden sollen. Außerdem beinhaltet die automatisierte Rechnungsverarbeitung von Inspire integrierte Reporting- und Monitoring-Tools für Auswertungen und Compliance-Anforderungen sowie eine systematische Schwachstellenanalyse.

Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter der Inspire Technologies GmbH, kommentiert: "Auch wenn viele Unternehmen mittlerweile erkannt haben, wie groß das Potenzial ist, das in BPM steckt, schrecken insbesondere mittelständische Firmen aufgrund unbegründeter Komplexitätsängste noch immer vor dem Prozessmanagement zurück. Um nicht den Anschluss zu verlieren, sollten sie mutiger agieren. Die Rechnungsverarbeitung bietet eine gute und überschaubare Chance für Unternehmen, sich mit BPM vertraut zu machen." Das Inspire-System ist sehr flexibel und individuell erweiterbar. Nach dem Rechnungswesen können Unternehmen beispielsweise Bereiche wie die Reisekostenbearbeitung integrieren - eine große Entlastung für Mitarbeiter im Außendienst. Mucke weiter: "BPM steckt voller Möglichkeiten. Wir möchten Unternehmen ermutigen, jetzt auf BPM zu setzen und so die Weichen für eine effiziente Zukunft zu stellen."