Sichere Kommunikation sowie Prozessoptimierung für Unternehmen und Behörden per De-Mail Solutions von Inspire Technologies

[Inspire Technologies GmbH - 21.10.2013] Mit den "De-Mail-Solutions" von Inspire Technologies hat der BPM Anbieter eine Lösung kreiert, um alle Eingangskanäle eines Unternehmens in einem zentralen Prozessportal zu verarbeiten und dabei unter Berücksichtigung des De-Mail-Gesetzes rechtsverbindlich - inklusive digitaler Unterschrift - online zu kommunizieren. Dabei können De-Mails, E-Mails, Briefe, Faxe oder auch Datenströme optional klassifiziert und direkt in die richtigen Prozesse gesteuert werden. Mit den zahlreichen Lösungsvorlagen landen Rechnungen so direkt in der Rechnungsverarbeitung, Verträge im Vertragsmanagement, Reisekosten in der Reisekostenabrechnung oder Bewerbungen im Bewerbermanagement. Dabei werden Prozesse individuell, dank integrierter Modellierung und BPM-Engine auf die Anforderungen der Unternehmen angepasst. So können Unternehmen und Behörden bisher papierbasierte Abläufe automatisieren und dabei rechtssichere Kommunikation sicherstellen.

De-Mail erfüllt nicht nur die vertragsrechtlichen Vorgaben nach dem Signaturgesetz. Versenddaten und Inhalte jedweder Mails sind mit dem System zudem vor unerwünschten Einblicken sicher geschützt, nicht zuletzt dank eines vom BMI zertifizierten Autorisierungsprozesses. Nachrichten werden sofort zugestellt, die Reaktionszeiten sind kurz. Schutz vor Spam und Phishing ist gewährleistet.

Auf Wunsch erhalten De-Mail Kunden das Prozessportal gleich in Verbindung mit einem De-Mail Gateway der Deutschen Telekom. Als Partner und Softwarelieferant für T-Systems können Kunden von umfangreichen Know How im De-Mail Umfeld profitieren. Dabei ist BPM inspire ist der Business-Motor, der bei den De-Mail Registrierungsprozessen sicherstellt, dass die Authentifizierung von Firmenkunden und Privatpersonen gemäß den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt und somit die Basis für die Nutzung der De-Mail Dienste geschaffen wird. Die mit BPM inspire mögliche Verzahnung von Business Prozess Management und Online-Kommunikation gewährleistet darüber hinaus die ganzheitliche Zusammenführung aller bedeutenden Geschäftsprozesse. Modellierung, Prozessautomatisierung und Monitoring finden aufeinander abgestimmt statt. Damit führt die Kombination von BPM inspire und De-Mail letztlich bei Unternehmen und Behörden zur Prozessoptimierung, zu verbessertem Kundenservice und nicht zuletzt zu einer enormen Kostenersparnis.

Laut Untersuchungen des Öko-Instituts sind die Druck-, Porto- und Prozesskosten von De-Mail um 50 Prozent geringer als die des Briefversands. Bei der Prozessdauer kann De-Mail sogar eine Ersparnis von 80 Prozent vorweisen. Auch beim Co2-Ausstoß punktet das System mit einer Reduzierung von 77 Prozent. De-Mail-Solutions ist damit die Antwort auf bestehende Defizite der bisher gängigen Kommunikationssysteme.

Das Prozessmanagement-System DE-Mail Solutions:
• integriert alle Formen des Eingangs inklusive De-Mail, Briefpost, Fax, Telefon und elektronische Dokumente
• automatisiert den gesamten Posteingang und steuert die Eingangsprozess direkt in die richtigen Prozesse
• ermöglicht rechtssichere und rechtsverbindliche Kommunikation
• vereinfacht die komplette Kunden- und Vorgangsverwaltung im Unternehmen
• lässt sich standort- und systemübergreifend anbinden
• ist modular aufgebaut, sodass Start und Umfang frei wählbar sind
• ist individuell anpassbar
• integriert diverse Reporting- und Monitoring- und Analysesysteme

De-Mail Solutions ist somit die ideale Lösung für formalen Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern, etwa für den Versand von Verträgen, Angeboten, Bestellungen und Rechnungen. An Mitarbeiter können per De-Mail zum Beispiel Gehalts- oder Reisekostenabrechnungen gesandt werden. Die Personalabteilung kann darüber Bewerbungen, Arbeitszeugnisse oder Sozialversicherungsdaten erhalten. Behörden und Verwaltungen können Steuermeldungen und -bescheide sowie Genehmigungen versenden.