Schlüsselinventur und Schlüsselverwaltung durch INNOVenture

[Innoventure Business Consulting GmbH - 30.10.2013] Schlüssel werden "auf dem kurzen Dienstweg" einfach persönlich übergeben, Übergabeprotokolle werden kaum oder gar nicht angefertigt und der feste Vorsatz, die Ausgabeliste zu aktualisieren, geht im täglichen Bürostress unter.
Wenn zudem noch Schließzylinder durch die Mitarbeiter des Facility Managements ausgetauscht werden und die Liste mit den Änderungen in irgendeiner Ablage verschwindet, wird es nahezu unmöglich, noch den Durchblick zu behalten.
Kisten voller Schlüssel stehen dann in irgendwelchen Schränken und niemand weiß, welche Türen damit geöffnet werden können.
Nicht nur aus der Perspektive der Versicherungsgeber ist dieser Zustand unhaltbar. Passiert ein Diebstahl oder ein Unfall in einem Sicherheitsbereich, muss eindeutig nachvollziehbar sein, wer wann zu welchen Räumen Zutritt hatte. Ansonsten kann es schnell passieren, dass die Versicherung wegen fahrlässigen Verhaltens die Zahlung verweigert.
Ist es erst einmal so weit gekommen, hilft eigentlich nur noch eine komplette Schlüsselinventur mit gleichzeitiger Einführung eines digitalen Schlüsselmanagement Systems.
Dabei werden sämtliche vorhandenen Schlüssel per Barcode oder RFID gekennzeichnet und den jeweils passenden Schließzylindern zugeordnet. Die Schließzylinder wiederum werden Räumen zugeordnet, so dass sofort feststeht, welche Türen welcher Schlüssel öffnet.
Die Vorteile einer professionellen Schlüsselinventur liegen aber nicht nur in der Erfüllung von Compliance-Richtlinien. Auch der Verwaltungsaufwand wird dank stets aktueller Daten merklich gesenkt.