Schritt 4: Pressemappe
Ratgeber: In 7 Schritten zur erfolgreichen Pressearbeit im Internet
Inhalt einer Pressemappe sind grundsätzlich wichtige Informationen über Firmen oder Organisationen beispielsweise, die praktisch gesammelt und lückenlos hauptsächlich an Journalisten, meist im Rahmen einer Pressekonferenz weitergegeben werden und danach in den meisten Fällen auch online zur Verfügung stehen und dort heruntergeladen oder auch eingesehen werden können. Hierbei handelt es sich meist nicht einzig allein um Texte, sondern auch Bild- und Videomaterial, Audiodateien, etc. Inhalt der Informationen, die solch eine Pressemappe enthält sind in den meisten Fällen Informationen über die Unternehmen oder die Organisation, Hintergrundmaterial, die Geschichte und Entwicklung, aktuelle News und Fakten, Produkte und Produktneuheiten oder auch Erkenntnisse, Geschäftszahlen, wichtige Firmendaten, usw.
Ergänzt werden diese dann, wie schon erwähnt durch Bildmaterial, Audiodateien und natürlich den entsprechenden Videos, sofern welche vorhanden sind. Diese gesammelten Informationen sollen den Journalisten ein umfangreiches Bild vermitteln und die eigentliche Recherche unterstützen.
Vorteil einer Pressemappe ist natürlich die Informationsdichte und der Bezug zu einer langfristigen, kontinuierlichen PR. Denn darauf zielt im Grunde die PR-Arbeit ab. Eine Pressemappe ist in diesem Rahmen natürlich gerade für größere Unternehmen ein unverzichtbares Kommunikationsinstrument. Erreicht werden soll auch, dass die Unternehmen und Organisationen in seiner Gesamtheit betrachtet werden und damit natürlich auch deren Angebote und Dienstleistungen. Eine professionell gestaltete Pressemappe hat einen starken Einfluss auf das eigentliche Image und die Imageentwicklung.
Auch Statements des Unternehmens zu Themen wie Unternehmenszielen sind ein wichtiger Bestandteil einer Pressemappe, da sie Aufschluss über die Persönlichkeit der Firme oder Organisation vermittelt. Auch bietet sich gerade für den redaktionellen und journalistischen Teil dabei die Möglichkeit des Zitierens, was einen wesentlich stärkeren Kommunikationsbezug zwischen Informationsgeber und Informationskonsument herstellt. Auch wichtig sind Daten und Informationen über wichtige und relevante Firmenorgane und Persönlichkeiten, Anzahl der Mitarbeiter, usw. Pressemappen können natürlich in Papierform zur Verfügung gestellt werden, so wie es häufig früher vor Pressekonferenzen gehandhabt wurde oder auch digital, was heutzutage wesentlich eher der Fall ist.
Denn auf der digitalen Ebene ergeben sich weit mehr Möglichkeiten, wie die bereits erwähnten Mediendateien. Demnach haben Journalisten weit mehr Informationen zur Verfügung und es entsteht eine wesentlich stärkere Informationsdichte. Der gewünschte PR-Effekt wird damit eher in die richtige Richtung gelenkt und das Image gefördert und gestärkt. Das zu Verfügung stellen im Internet bietet zusätzlich den Vorteil, der heutzutage immer mehr geforderten Zeitersparnis, Flexibilität und Übersichtlichkeit.
Sollten innerhalb der digitalen Pressemappe, die man grundsätzlich sehr leicht und mit allen Inhalten, nebst weiteren Informationen ausgestattet herunterladen kann, Web 2.0 Anwendungen zum Einsatz kommen, bietet sich die Verwendung eines Social Media Newsroom an. Hierbei werden sämtliche Aktivitäten des Unternehmens online auf einer übersichtlichen und informativen Webseite zusammengefasst und dargestellt.
Diese Entwicklung in Sachen Presse und PR soll dafür sorgen, dass damit auch nutzergenerierte Inhalte geschaffen werden, die somit durch Suchmaschinen weit besser aufgefunden werden können und damit noch einmal eigene PR unabhängig von Presse und Redaktion leisten. Die gleichzeitig bereit gestellte Möglichkeit des Downloads der gebündelten Informationen wiederrum sorgt dafür, dass sie zu redaktionellen Zwecken weiter verarbeitet werden können. So wird ein doppelter, nützlicher Zweck erreicht, nämlich die Öffentlichkeitsarbeit durch PR und Presse und der Kommunikationsempfänger direkt.